Una vez que acaba una situación de riesgo y todo comienza a volver a la normalidad, las empresas se ponen en marcha, buscando volver a su nivel de operación regular, recuperar sus ingresos y funcionar al cien por ciento lo antes posible. Algunas se repondrán al poco tiempo, otras lo harán lentamente en un mayor lapso de tiempo y habrá otras que no lograrán recuperarse, pero ¿cuál es la diferencia entre ellas? ¿a qué se debe el éxito del restablecimiento de una empresa a otra? ¿es a caso que su recuperación obedece al giro en el que se desarrollan? O peor aún ¿es capricho de la naturaleza o de la divina providencia? o ¿simplemente suerte? La realidad es que a ninguna de las anteriores.
Hoy nos enfrentamos a una crisis a global para la que casi nadie estaba preparado, pues la realidad en la que se desarrollaban nuestros negocios ha cambiado súbitamente, sin dar margen de maniobra y hemos tenido que acatar las nuevas reglas de forma forzosa, improvisando sobre la marcha, sin negociaciones ni tratados o periodos de espera; y es aquí que hemos presenciado las decisiones (en algunos casos terribles) que las empresas han tomado y que afectan de forma directa en su capital humano, financiero y su capital de confianza (del que hablaré en otra ocasión).
Las consecuencias de lo anterior se verán reflejadas al momento de regresar a la normalidad, pues facilitarán o complicarán el camino de las empresas hacia su recuperación. Y es que las que han respondido de forma rápida, asertiva y a la altura de situación es porque cuentan con algo llamado “Plan de Continuidad de Negocio” y lo han puesto en marcha una vez que identificaron la amenaza.
Continuidad de negocio es un término que seguramente muchas empresas del ramo de TI o con presencia internacional estarán familiarizadas y tendrán uno desarrollado, pero, la realidad es que, la mayoría de las empresas nunca lo habrán escuchado ni tengan noción de a lo que refiere y, seguramente, a partir de la situación actual, considerarán esencial tener uno.
Ahora bien, un Plan de Continuidad de Negocio, en concreto, es un manual con procesos, decisiones y estrategias a seguir en una situación que ponga en riesgo o atente contra la operación normal de la empresa, ya sea por desastres naturales, ataques premeditados, movimientos sociales o políticos, etc. Asegura que se reaccione de acuerdo a los estándares jurídicos, sociales y éticos de la empresa, lo que evita que se tomen decisiones equivocadas durante un periodo de estrés, pues el plan contempla la forma de actuar y cuándo hacerlo, para mitigar o, en su caso, evitar el impacto negativo del riesgo; es básicamente el camino a seguir en tiempos de incertidumbre.
Los puntos clave de un Plan de Continuidad de Negocio son:
- Análisis de Riesgo: Identificar los posibles riesgos que pueden surgir.
- Análisis de Impacto: Evaluar el impacto del incidente (operación, económico, etc.).
- Identificación de estrategias: Entender lo que es necesario para el buen funcionamiento en cualquier incidente y su utilidad.
- Selección de estrategias: Identificar recursos disponibles, evaluar salvaguardas y elegir óptimamente.
- Desarrollo de plan: Tomar las estrategias definidas y desarrollarlas en un plan de acción por etapas con pasos, entregables y responsabilidades claras, así como mediciones de efectividad, teniendo como meta el restablecimiento completo del negocio.
- Identificación de responsables: Se debe designar un comité responsable del plan, mismo que se encargará de implementarlo, probarlo y reportar las áreas de oportunidad del mismo.
- Pruebas y mantenimiento del plan: El desarrollar un buen plan es clave para mitigar cualquier riesgo potencial, es por ello que debe ser probado periódicamente para modificarlo en caso de ser necesario.
Finalmente hay que entender que no importa el tamaño del negocio o empresa, siempre es recomendable contar con un Plan de Continuidad de Negocio, pues da visión de la situación actual de la empresa, los riesgos a los que el negocio está expuesto y disipa la incertidumbre al tomar decisiones en momentos de estrés para así poder centrarse en entender el panorama que se presente y poder adaptarse mejor.
El éxito de la recuperación de una empresa respecto a cualquier crisis no depende del giro en el que se desarrolla el negocio, ni es capricho de la naturaleza o de la divina providencia y mucho menos es suerte, depende exclusiva y únicamente de un buen Plan de Continuidad de Negocio.
