Hay más tiempo que vida, es un famoso dicho popular utilizado para tranquilizar y dar calma, y si bien en sentidos generales es una verdad reconfortante, en sentido particular el tiempo de cada quien, es como todo, un recurso finito. Por ello utilizarlo de la forma más adecuada y productiva es clave para llevar a cabo proyectos ambiciosos.
Muchas veces las organizaciones se ven enfrascadas en grandes proyectos que parecieran no tener fin y en algunos casos se ven cancelados o postergados indefinidamente por el poco o nulo progreso que tuvo dentro de la organización, principalmente ocasionado por desinterés o falta de dedicación para llevarlo a cabo.
No hay nada más triste que un minuto desperdiciado, aun así, tendemos por naturaleza a procrastinar y más ahora en un tiempo en el que se tienen cientos de distractores que consumen nuestro tiempo, por ello la importancia de delimitar el tiempo para hacer algo, es clave para que ese algo se logre.
Si bien hoy existen diversos modelos de trabajo que garantizan que un proyecto avance y se implemente, tales como la metodología SCRUM, AGILE o SPRINT, no se debe ser un experto en ellos para lograr proyectos tanto personales como empresariales, sólo se necesitan deadlines, fechas límite o plazos de entrega.
Con lo anterior no quiero decir que sea lo único necesario, claro que hay muchos más temas involucrados y que se requieren para llevar a cabo un proyecto o trabajo específico, desde la definición del responsable o el equipo de trabajo, hasta las herramientas necesarias. Pero en esta ocasión me centraré en explicar la importancia de definir correctamente un plazo de entrega.
A continuación, expongo algunos de los beneficios de fijar un plazo de entrega:
Evitar retrasos: Es el más claro, un plazo de entrega claro permite evitar retrasos en el proyecto y en proyectos futuros, ya que el tiempo es un recurso escaso; cada que se siga dedicando tiempo a un proyecto, ese mismo equipo no podrá dedicárselo a otro, por ello cada retraso que sufra el proyecto afectará negativamente a las fechas todos los proyectos futuros.
Definir prioridades: Tal vez el más importante, ya que así se puede comunicar efectivamente la prioridad de cada actividad y así dedicar el tiempo necesario a cada una.
Dar responsabilidad: Al trabajar en equipo, cada parte tiene un trabajo distinto, que puede o no depender del trabajo finalizado de otra parte. Al contar con un plazo de entrega, cada miembro del equipo verá su responsabilidad dentro del proyecto, lo que lo motivará a terminar a tiempo.
Motivación: Alcanzar un plazo de entrega brinda satisfacción y más cuando se hace con holgura, por ello al obtener un logro los equipos se motivarán y pueden llegar a ser más productivos.
Finalmente, hay que definir correctamente un plazo de entrega, pues no hacerlo puede implicar o generar problemas en la organización, por ello es clave que sea realista y alcanzable, si no es así, en lugar de ser una herramienta para motivar al equipo de trabajo y lograr que el proyecto se logre, la gente se sentirá desmotivada, presionada y fracasada y por tanto el proyecto sufrirá.
No desperdicies ni un minuto más, define tus plazos de entrega cuanto antes, tienes hasta mañana a primera hora.
