La realización de un evento, en la práctica, supone el conocimiento y comprensión de las necesidades y demandas del cliente. Entender los factores es crucial y no puede evitarse. En este sentido, más allá del tamaño, un evento, feria o exposición debe transitar por un proceso de planificación para tener el mejor uso de los recursos y esfuerzo de las personas involucradas.
La planificación es esencial para una buena coordinación y realización del evento. De modo que los encargados de desarrollar la estrategia deben plantear acciones dirigidas a cumplir los objetivos del proyecto. Porque aquellos eventos que no cuentan con este factor clave siempre entregarán una decepción al público. Además de generar poco interés en el mercado, pérdidas de tiempo, dinero y posicionamiento a las marcas.
Es por eso que la planificación de un evento requiere de establecer objetivos claros y precisos, una temática detallada, el conocimiento del mercado meta de las marcas, un grupo te profesionales bien organizados conjunciones concretas para desarrollar un programa de trabajo, el financiamiento adecuado para materializar las actividades que traerán ventas y demás beneficios tanto para marcas como agencias.
En suma, aspectos como la fecha de realización, el venue, los patrocinadores, las activaciones de marca, los asistentes, la tecnología aplicada, entre otros, una sinergia que permita a las marcas ofrecer una experiencia que muy probablemente convierta a potenciales en verdaderos clientes.
De manera que la calidad determina la experiencia que una marca puede ofrecer a través de un evento. Por tanto, coordinadores, responsables de ventas, difusión, operadores, edecanes, personal de apoyo, técnicos, y otras áreas las agencias deben disponer del mejor servicio para cumplir la calidad que la marca espera recibir.
Además, encontrar fuentes de ingresos y financiamiento, la ciudad sede, el venue, los recursos materiales, proveedores, patrocinadores, el desarrollo de presupuestos, programas de trabajo, de comunicación y marketing, materiales promocionales, reclutar, seleccionar y capacitar al personal de apoyo, contar con el equipo técnico necesario, sistemas de seguridad, módulos de prensa y un largo etcétera, es todo un reto para todas las agencias especializadas en eventos.
