Contrario a lo que muchas personas consideran cuando se habla de eventos en el marketing BTL se refiere a actividades de gran formato como conciertos, ferias o conferencias; sin embargo, el event marketing abarca acciones de prácticamente todo tipo de dimensiones. En cualquiera de los casos, es necesario que haya una persona que se encargue de revisar todos los aspectos relacionados con la organización y la ejecución de dicha actividad. Para realizar este tipo de actividades es necesario contar con un meeting planner. Sin embargo, ¿qué es? ¿En qué consiste exactamente su trabajo? En las siguientes líneas abordamos este tema.
Un meeting planner, de acuerdo con Ricardo Magaña (CEO de Actnow! Grupo MAP y Commercial Vice President en MPI México), se puede entender como el profesional certificado en la organización de reuniones, las cuales convergen en un evento para un determinado propósito.
Entre las principales características con las que cuenta un este tipo de profesionales es su alto grado de organización. También suelen ser personas que saben estructurar muy bien sus actividades y sus tiempos. Dichos organizadores cuentan también con una amplia cartera de proveedores acreditados, según comenta Ricardo Magaña, los cuales se convierten en sus aliados estratégicos de negocio para que los eventos organizados pueden realizarse sin ningún tipo de inconveniente.
El principal trabajo con que tiene un meeting planner es controlar todas las variables relacionadas con la organización y la ejecución de un evento, siempre y cuando de acuerdo con las necesidades y los objetivos de su cliente.
Por ejemplo, si se va a realizar un congreso, este profesional de la organización de eventos debe encargarse de que los ponentes que participarán en dicha actividad estén en tiempo y forma para dar sus charlas. También se encargará haya una adecuada logística que favorezca que se cumplan los horarios establecidos para dicha actividad, desde los recesos hasta el comienzo y el término de cada una de las actividades que se realiza.
