Para los que trabajamos en este medio, participar en un proyecto que requiere producción significa enfrentarse a las urgencias de los clientes por tener una cotización exacta y un time table de principio a fin. La verdad es que nos sumergimos en riesgos enormes al no tener el tiempo suficiente para asegurar que todos los puntos que necesitamos para cotizar estén resueltos.
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Cuando el proyecto comienza con un problema que debemos resolver con materiales de exhibición, nuestras propuestas podrán variar mucho y aún así ser efectivas. Sin embargo, las consideraciones a tomar en cuenta pueden terminar en cotizaciones y tiempos muy variados.
Por ello es necesario que hagamos un Critical Path Schedule (CPS). ¿Qué es? Para ponerlo en un concepto conocido, digamos que es como una gráfica de Gant. Explico los pasos:
1.- Enlistamos todas las actividades que componen el proyecto. Desde la llegada de la solicitud del cliente hasta entregar el producto terminado.
2.- Damos orden a las actividades según debemos llevarlas a cabo. Como un proceso.
3.- Definimos qué actividades sólo pueden iniciar una vez que otras han sido completadas.
4.- Definimos qué actividades pueden realizarse simultáneamente para reducir los tiempos de desarrollo del proyecto completo.
5.- Definimos qué recursos necesitamos para realizar estas actividades. Desde talento hasta materiales y recursos monetarios.
Este método está basado en la disponibilidad de los recursos que intervienen en el proyecto y su capacidad de operación, no importa si son personas, máquinas o incluso la recepción de insumos. También incluye los costos de operación de cada uno de estos recursos para evaluar el costo total del proyecto.
Cuando tenemos esta “gráfica”, podemos detectar los puntos críticos en los que si hay un atraso o error, los tiempos y costos del proyecto se ven comprometidos. Si ponemos como ejemplo básico un proyecto de producción de materiales POP, es importante que vayamos cerrando paso a paso cada punto en conjunto con el cliente, claro, cuando sea necesaria su intervención.
Algunas consideraciones que pueden ayudarnos a definir una buena propuesta para nuestro cliente son:
Diseño
Siempre, siempre, siempre, debemos pensar en la producción e implementación cuando diseñamos. Lo que proponemos es una solución a un problema de exhibición y de shopper, pero si dejamos fuera la producción, probablemente fallemos.
Los tiempos para definir en el CPS el BOM (Build Of Materials) son críticos. Por una pieza que nos falte en los planos, el proyecto en tiempos, costos o incluso ejecución, se puede venir abajo.
Materiales
Si sabemos que la producción debe estar lista en corto tiempo, proponer materiales que requieren de moldes o procesos complicados de armado nos colocará inmediatamente fuera del proyecto.
Cantidades
Muchas veces queremos hacerlo con la mejor calidad posible, pero si hablamos de una prueba piloto de producción con pocas piezas, proponer una solución de costeo por volumen no es la respuesta. Podemos hacerlo de una forma para la prueba y después volver a cotizar bajo otro método de producción cuando vayamos a grandes cantidades.
Conocer estas implicaciones y respetar nuestro CPS es responsabilidad de todos los involucrados. No dejemos fuera al cliente para que también nos apoye. Nos va a agradecer el peso que esto tiene en sus cotizaciones y ejecuciones. Se los digo por experiencia ;)
