Todo proyecto tiene un objetivo y muchas veces lo olvidamos cuando ejecutamos.
Comenzamos a trabajar y nuestro foco está en la operación mas no en su fruto. Tratamos de minimizar las incidencias y errores para tener una ejecución lo más perfecta posible dejando de lado el verdadero propósito por el que estamos operando.
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En el momento de reportar a nuestro cliente cómo va el proyecto, terminamos dando información operativa más que datos e indicadores para la toma de decisiones.
¿Por qué? Porque perdemos el rumbo hacia el objetivo.
Es como si alguien nos preguntara hacia dónde vamos y contestáramos dándole la hora.
Cuando diseñamos un reporte no podemos perder de vista el objetivo para el cual estamos concentrando la información y tener en cuenta que en algunos casos, no estamos midiendo la operación per se.
A nuestro cliente de poco le servirá que le demos detalles de cuántos kilómetros recorrimos entre un punto de venta y otro o la latitud y longitud de las ubicaciones geolocalizadas en una aplicación si su proyecto está buscando analizar los rompimientos de stock en diferentes cadenas de retail.
En un caso como éste, nuestro foco no debe estar en los tiempos y movimientos de la operación, sino en la confianza de los datos que se recaban en ella para reportar el estatus que solicita el cliente.
Sin embargo, no quiere decir que esta información no tenga uso, sólo hay que colocarla en el reporte correcto para el usuario correcto.
Por ejemplo, saber cuántos kilómetros recorre un colaborador entre 2 puntos de venta puede ayudarle a un coordinador de operaciones a diseñar rutas inteligentes para optimizar tiempos y tener mayor alcance de visitas en un día.
El contenido de un reporte depende en gran medida de la claridad que tengamos de qué es lo que queremos medir y analizar. Si no sabemos esto, ¿podremos generar un reporte? Por su puesto que sí. ¿Funcional? No estaría tan segura.
El escritor Lewis Carroll nos explica en su obra literaria, que seguramente les resultará conocida, la determinante para tomar decisiones y que podría esclarecer de forma más entretenida el tema al que me enfoco en esta columna:
– Minino de Cheshire, ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?
– Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar – dijo el Gato.
– No me importa mucho el sitio… – dijo Alicia.
– Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes – dijo el Gato.
– … siempre que llegue a alguna parte – añadió Alicia como explicación.
– ¡Oh, siempre llegarás a alguna parte – aseguró el Gato –, si caminas lo suficiente!
Muy particularmente, yo defino la calidad de un reporte según su nivel de practicidad para mostrar los indicadores que me ayudan a tomar decisiones en segundos.
Elegir qué indicadores debe contener el reporte es cuestión de tener claro “¿qué me están preguntando?”.
