Una vez que se puso en marcha un evento, hay diversas situaciones que se salen de control y que pueden perjudicar tu evento. Por eso, toma las medidas necesarias para quedar mal con tus asistentes.
El registro
Procura que la cita para entrar sea media hora entes de comenzar el itinerario. Con este marco, habrá menos premura para registrarse y obtener sus acreditaciones. Asegura que se haga rápido y con fluidez. El sitio de registro debe estar bien visible.
Si es posible, echa mano de las inscripción online y, de ser posible, que el registro se pueda presentar desde los smartphones, en caso de que no sea necesario imprimirlo.
El equipo
Podría sonar descabellado, pero más vale hacer una prueba de los sistemas electrónicos de la sala: el sonido, proyectores, medios audiovisuales y conexión a internet. También hay que asegurar que los espacios sean suficientes para todos los asistentes.
Las presentaciones
Procura a toda costa que no se generen retrasos, pues es una descortesía. Cumplir con los horarios mantendrá la seriedad.
Para los descansos, hay que habilitar espacios para que los asistentes se relajen. Estos descansos se deben de cuidar para evitar el desorden.
Zonas de networking
Tener disponibles zonas de reunión para intercambiar impresiones es básico. Dichos sitios son también ideales para invitar a los participantes a tomar un refrigerio. Con lo cual se dará una buena impresión del acto.
Ubicación de los stands
Hay espacios dedicados para los sponsors y patrocinadores del acto. Es importante indicar los sitios de los stands, si el recinto es muy grande, diseñar mapas y disponer señalamientos en la entrada.
Streaming
Si es un evento gratuito, es recomendable transmitir en directo, vía streaming para ampliar la audiencia. Pero, si es de pago, no se aconseja, pues se pueden perder asistentes. Quizá sea bueno editar videos del making off del evento o entrevistas para difundir después del acto, pues además aportan un valor añadido. Y con esto se prolongan las actividades.
Las redes sociales
Para el seguimiento en directo del acto, están las redes sociales. Será básico generar un hashtag. Éste debe formarse con el nombre del evento y el año o el número de la edición. Con esto se fomenta la participación y la ubicación del acto.
Conexión Wifi
Es imprescindible tener una conexión para que el evento se pueda retransmitir vía online y que los asistentes puedan dar feedback en sus perfiles de redes sociales. Hay que tomar las previsiones necesarias según el número de asistentes.
