En cierta ocasión, revisé un comunicado de prensa para una marca para la que trabajaba, y al día siguiente noté con asombro que muchos medios difundieron la nota tal cual, sin ni siquiera cambiar un poco la redacción del texto del comunicado, lo que me hizo advertir dos cosas:
A. Que existen varios medios de comunicación poco profesionales que difunden la información tal cual les llega (copy-paste).
B. Que esa misma falta de profesionalismo es, paradójicamente, una gran oportunidad para las marcas siempre que cumplan con las seis acciones que citaré más adelante.
Las Relaciones Públicas son muy poderosas, pero también muy desaprovechadas por muchas marcas. El desconocimiento de su potencial, así como su inadecuado empleo en muchos casos, ha provocado que se pierdan múltiples oportunidades para las propias marcas e incluso, provoquen situaciones contraproducentes al comunicar de manera confusa o inadecuada.
Es común que se haga uso de las Relaciones Públicas sólo para el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, para comunicar una apertura o bien, para reaccionar ante una situación de crisis, pero no para crear un poderoso storytelling, así como una verdadera estrategia de contenidos que se propague de manera exponencial por los medios adecuados.
En muchos casos, también se emplean influencers inadecuados o se les proporciona el contenido a difundir sin una estrategia apropiada, lo que provoca que cada medio e influencer propague la información literalmente, como Dios le da a entender.
Por ello, la importancia de seguir los 6 pasos de un comunicado de prensa p-r-o-f-e-s-i-o-n-a-l:
1. Identifica un tema a comunicar que valga la pena
No seas cruel con los medios o influencers al enviarles información que ni tú te detendrías a ver. Los periodistas y comunicadores en general, buscan información que sea relevante para su público objetivo y dé prestigio a su pluma y al medio que representan. Una información insulsa, aunque sea publicada, pasará prácticamente desapercibida y sólo generará una pérdida de tiempo y esfuerzo.
2. Contrata a un buen Copywriter
Como vimos al principio de esta columna, la redacción de un comunicado de prensa es más importante de lo que podemos imaginar. Primero, para obtener la atención del periodista y pasar al siguiente paso (la publicación o difusión de la nota), y segundo, para lograr un buen impacto en el receptor final, tu público objetivo. Desafortunadamente, son pocas las personas que escriben bien y el copywriting es una disciplina que no sólo requiere de creatividad, sino también de un método adecuado para lograr los resultados esperados.
3. Cuenta una Gran Historia
Esto sólo es posible si se cumple rigurosamente con la primera etapa. El primer ingrediente de una gran historia es un muy buen tema. Pero además, es necesario contarla de manera atractiva para lograr la atención deseada. A todos nos gustan los casos de éxito, pero más conocer cómo fue ese proceso lleno de obstáculos que surgió con una gran idea a raíz de un gran problema. Los números pueden ser muy atractivos pero las emociones rigen nuestro cerebro.
4. Quita toda la paja
Una buena historia es el resultado de un contenido que se depura una y otra vez hasta ver el diamante. Es una labor meticulosa que no debe perder de vista al objetivo del contenido, ni a los medios que se emplearán para su difusión. Es necesario quitar toda esa información que sobra o puede distraer al receptor del fin principal. Cuanto más vaya al grano y más clara sea la información, mejor. Como dirían los estadounidenses: “first be clear, then be clever.”
5. Envíalo a los medios adecuados y de manera personalizada
No a todos los medios e influencers les interesan los mismos temas ni tienen un estilo igual. Una vez que se tiene el tema, la comunicación se debe adecuar para cada medio, resaltando la información que a cada uno le puede interesar, según sea el caso. También el estilo de comunicación debe ser tipificado de acuerdo a cada perfil. Si el comunicado de prensa no es atractivo para el medio, menos lo será para su audiencia.
6. Dale seguimiento
Lamentablemente, no todos los comunicados van a generar notas por si solos. Una comunicación estrecha con cada periodista o comunicador para cumplir con sus necesidades es esencial para asegurar buenas notas. Es necesario ofrecer por lo menos las herramientas indispensables, como lo son el material gráfico o audiovisual para la difusión de la nota, así como la posibilidad de hacer entrevistas al vocero de la compañía y brindar toda la información y material que el medio o influencer pueda requerir.
