Por: Paco Santamaría
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Twitter: @pacosantamaria
Tengo experiencia en convocar para eventos. Y trabajar en esto me ha sacado muchas canas y me ha alimentado de estrés. Este es un departamento muy clave dentro de cualquier evento. Al final, si no tienes al perfil de invitados que quieres en tu evento, nada de lo que invertiste sirvió. En la producción de eventos, todos los detalles son importantes, pero es quizá la convocatoria la que tiene un peso específico para que todo sea un éxito.
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No existe una receta fiel, ni una regla clara que funcione como un hecho o como una ecuación para generar una buena convocatoria. Yo recomiendo un mínimo de tres semanas previas a tu evento para generar una campaña eficiente y convocar al invitado perfecto e indicado.
Puedes usar invitaciones digitales o físicas, de acuerdo al perfil de los invitados. Lo que es muy importante es elegir bien quién se encargará de operar esto, que normalmente de trata de un publirrelacionista que conozca mucha gente y sea conocido por muchos. Con muchas herramientas en Social Skills.
El primer punto es definir bien cuál es el perfil que queremos que asista y por qué. Parece mentira pero muchas veces y en muchos eventos no se tiene muy claro por qué queremos que asista la gente y qué tipo de gente. Después, cual receta imposible de cocina, es importante definir una estrategia clara de difusión del evento para los invitados. Puede ser a través de redes sociales, una lista definida de invitados, bases de datos y con un call center, o definir embajadores que hagan una convocatoria de perfiles similares a ellos. No existe evento exitoso sin la gente indicada.
Debemos definir una estrategia simultánea de comunicación del evento, para calcular adecuadamente cómo vamos a recibir a la gente y cuánta gente en realidad esperamos. Aquí todo se resume a tener una lista de conformados reales y monitorearla celosamente y regularmente. Que no sea la misma gente que siempre asiste a eventos, lo que necesitamos aquí es gente nueva que se sorprenda y prospectos, personas que difundan nuestro mensaje o mensajes de forma entusiasta real, fresca e informal, ¿No les ha pasado que asisten a un evento y si les gusta le cuentan a todos entusiasmados? Pues esto es una gran herramienta y el fin principal de un evento.
Desgraciadamente pasa lo contrario y con un efecto más devastador si a la gente no le gusta lo que ve en un evento. Lo comunica más y de forma más potencial cuando no le gustó a lo que asistió. Al final, todo se resume en lo que la gente diga cuando la invitan a un evento, por ello nunca le den la espalda a la convocatoria o la subestimen. No es pan comido, es todo el banquete.
