La industria de eventos, la cual incluye ferias, exposiciones, convenciones y exhibiciones, ha mantenido su relevancia entre empresas de diversos sectores, una que también es importante para un público ávido de conocer las más recientes novedades en productos y servicios de sus marcas favoritas. No obstante, para mantener su valor ante los ojos de anunciantes y audiencias, ha sido necesaria una reinvención de varios aspectos, los cuales van desde la concepción, diseño y creación de stands hasta las buenas prácticas para crear espacios de exhibición que destaquen y atraigan al público objetivo, sin dejar de mencionar las dificultades que enfrenta, tanto internas como externas.
Datos de la Asociación Mexicana de Recintos Feriales (AMEREF) y de la Asociación Mexicana de Profesionales en Ferias, Exposiciones, Congresos y Convenciones (AMPROFEC) indican que, en 2024, el principal problema o reto que enfrenta la industria de ferias, convenciones y eventos en México es el estado de la economía local o interna (21%), además de los desarrollos de la economía global (16%) y la competencia (16%).
Básicos en el desarrollo de ferias, convenciones y exposiciones
Si bien cada tipo de evento requiere de una planeación, diseño, implementación y medición de resultados distintos, existen ciertos puntos básicos que toda estrategia debe tener. InformaBTL consultó a expertos en dicha industria, qué han participado en distintas ferias o convenciones, para que compartieran algunos factores clave que cada marca o agencia deben considerar al diseñar, producir y ejecutar una convención, exposición u otro tipo de evento.
Pilar Rodal, Commercial MKT Manager de ASUS México mencionó que hay ciertos elementos básicos para desarrollar una estrategia exitosa para un evento, entre los que destacó 5 puntos como los más importantes:
- Definir objetivos y alcances reales.
- Seleccionar fecha y lugar del evento, cuidando días festivos, vacaciones y otras temporalidades, y tener mucha claridad en el tiempo que se requiere para la ejecución.
- Determinar el público objetivo y conocerlo a profundidad.
- Asignar un presupuesto con el que se ejecutará el evento.
- Difusión y comunicación correcta del evento incluyendo horario, fecha, lugar y recomendaciones.
Marco Jaramillo, Socio-Fundador de Grupo Alknce, empresa especializada en Marketing, Publicidad y BTL, también compartió algunos puntos cruciales para la realización de un evento como los mencionados. “Los elementos básicos que componen la estrategia para la realización de una exposición, convención o feria incluyen la planificación meticulosa, la definición clara de objetivos, una selección adecuada del lugar y la fecha, la promoción efectiva, la gestión de recursos y la evaluación post-evento.”
Sobre este mismo tema, Hugo Rosas, Socio Director de LKD EVENTS ABATUR explicó que al ser muy diferente una convención a otro tipo de evento, cada uno demanda cosas distintas en términos de planeación y ejecución. No obstante, hizo hincapié en el reto que implica su producción. “Uno de los mayores retos logísticos es saber elegir y contratar los recintos adecuados (centros de convenciones o exposiciones, hoteles, recintos alternos, etc.). Conocer cómo se comercializan y su forma de operar puede influir de forma fundamental en el éxito del evento.”
Buenas prácticas
Adicional a los factores esenciales que la industria de eventos debe tomar en cuenta al momento de diseñar y desarrollar una convención, exposición o feria, también existe una serie de buenas prácticas que han ayudado a agencias y marcas a no solo planear, hacer y medir un evento como los mencionados, sino también a tener un impacto positivo en la audiencia. “Una de las mejores prácticas, y que es fundamental, es que haya una sola vía de comunicación, es decir, solo debe de existir un contacto principal que sea quien dirija el proyecto ya sea de manera interna o externa. También es vital tener concentrada toda la información en un solo lado. Si se usa alguna plataforma virtual para tener la información, ahí es donde se debe conservar todo, ya que muchas veces comentemos el error de tener millones de archivos, carpetas, correos, etc,, que puede hacer que se olvide algo o que la información no se encuentre actualizada”, detalló Pilar Rodal.
Para Hugo Rosas, hay dos buenas prácticas que deben permear en toda la industria, independientemente del tipo de evento: educación y alianzas. Respecto al primer punto, el experto explicó que las nuevas generaciones de estudiantes deben profesionalizarse en el sector; y con respecto al segundo punto, tiene que ver con formar sociedades con otros actores de la industria para fortalecerla y hacerla mucho más especializada.
Acerca de esto, el Socio-Fundador de Grupo Alknce comentó que la personalización del evento, según el público objetivo, es una práctica fundamental, ya que esto contribuye de manera significativa en los asistentes y hace de la experiencia algo inolvidable. “Actualmente, con la incorporación de tecnologías innovadoras es contundente lograr esta interacción con la audiencia; sin embargo, estas estrategias muchas veces no están alcance por los costos. Por eso nuestra recomendación es buscar un entendimiento real y claro para lograr el objetivo y el match con el presupuesto.”
¿Hacia dónde va la industria de eventos?
Luego del cese del confinamiento global, en México, como sucedió en otros países, las convenciones, ferias, convenciones y otro tipo de eventos reanudaron sus actividades, aunque con ciertos cambios, sobre todo tecnológicos y logísticos, esto con el propósito de de fortalecer aún más la seguridad del público, así como su experiencia. En este sentido, los expertos consultados por InformaBTL hablaron sobre lo que está ocurriendo en términos de innovación y las tendencias que veremos a lo largo de 2024 en la industria a nivel nacional.
El Socio Director de LKD EVENTS ABATUR resaltó que, además de la sustentabilidad que ya lleva algunos años presente en el sector, también son notables la incorporación de tecnología no solo en el momento del evento, sino también en todo el proceso de organización, así como más eventos con acciones reales de inclusión que van más allá de solo accesibilidad física, o diversidad de género y cultural, y muchas más están hoy en práctica.
Para la Commercial MKT Manager de ASUS México, el desarrollo de stands con experiencias interactivas y que hagan que los asistentes participen de manera lúdica y se sientan dentro en un espacio diferente, es una de las grandes tendencias de este año. “Mucho de lo que se ve son juegos interactivos, realidad virtual y pantallas táctiles en estos nuevos espacios inmersivos. Adicional destacaría los eventos con enfoque sustentable, lo que hará que tengamos una línea más clara para usar productos de materiales reciclados o estructuras reutilizables.”
Marco Jaramillo coincide en que el uso de nuevas tecnologías y el elemento sustentable juegan un rol importante en las tendencias para 2024. “Veremos stands que incorporen realidad virtual y aumentada, sostenibilidad ambiental, personalización interactiva y experiencias inmersivas.”
Aunque estas tendencias, factores clave al desarrollar una estrategia y buenas prácticas contribuyen significativamente en la producción y resultados de una feria, convención o exposición, hay algunos desafíos que, si bien no son obstáculos impenetrables, sí se deben considerar. “En términos logísticos, organizar un evento, exposición o convención implica superar retos como la gestión del espacio, transporte, montaje y desmontaje de equipos, coordinación de suministros y servicios, conectividad adecuadas, la gestión eficiente de proveedores, el control de accesos y seguridad, así como la preparación para situaciones de emergencia”, explicó el Socio Fundador de Grupo Alknce.
“Uno de los principales retos con los que nos enfrentamos día a día es tener claridad del objetivo del evento y los alcances que necesita la empresa o el cliente, ya que de este punto se deriva toda la organización. Y otro no menos importante es la logística previa que se tiene que hacer por parte del o los organizadores”, expresó Pilar Rodal.
Hugo Rosas hizo énfasis en un aspecto gubernamental como uno de los principales desafíos. Un reto es lograr que los gobiernos estatales y el federal nos ayuden a impulsar esta industria que representa el 1.5% del Producto Interno Bruto (PIB) del país. Aún queda un largo camino que recorrer. Pero algo innegable es que este sector se está reinventando en aras de brindar mejores experiencias.
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