La organización de un evento requiere no solo de personal operativo y de alguien que coordine una fiesta, también se necesita de alguien que tenga la capacidad de hacer relaciones públicas y gestionar diversas cosas, algo que bien podría llevar a cabo un meeting planner.
En términos generales, un meeting planner puede definirse como aquel profesional que planifica y gestiona distintos tipos de eventos, desde un evento social hasta el lanzamiento de producto, por mencionar ejemplos.
Hace unos años se tenía la idea de que un organizador de eventos solo se limitaba a involucrarse cuando se llevaba a cabo un determinado evento, e incluso se minimizaba la profesión. Ahora, ante la demanda de este tipo de actividades, los meeting planners se han vuelto mucho más necesarios y ellos han tenido que capacitarse para lograr que su trabajo logre cubrir cada etapa de la organización de un evento.
¿Qué funciones desempeña un meeting planner?
Como se mencionó en párrafos anteriores, este profesional no se limita a solo fungir como coordinador en una fiesta, sino que se encarga de todo lo que conlleva el evento, involucrándose en todo y atendiendo las necesidades y contratiempos que se presentan durante la marcha.
Puedes consultar: ¿Qué es un meeting planner?
Para dar cuenta de la importancia que tiene este profesional, a continuación se enlista una serie de funciones que desempeña un meeting planner.
- Diseño, producción y ejecución del evento, desde que se concibe el concepto o propuesta hasta la realización del mismo.
- Supervisión y coordinación del equipo o staff que habrá de participar en la organización y desarrollo del evento.
- Administración eficiente y correcta del presupuesto asignado.
- Definición y selección del lugar o venue donde ser realizará el evento, tomando en consideración presupuesto, ubicación, dimensiones, accesos, relación con el tipo de evento, entre otros aspectos.
- Debe llevar a cabo un plan de comunicación meticuloso, en el cual se cuiden detalles como el trato con medios, contenido que habrá de generarse para la promoción del evento, qué mensajes se comunicarán a la audiencia, cómo llegar a los patrocinadores y qué acuerdos establecer con ellos, entre otras cosas.
- Manejo de crisis in situ.
- Presentación de informes y resultados.
