No notificar el cambio de sede donde habrá de realizarse un evento es un error que las agencias de Relaciones Públicas no pueden darse el lujo de cometer, y más aun cuando la fecha para llevarse a cabo está próxima.
Datos de Statista pronostican que, para el cierre de 2016, las agencias de relaciones públicas en Estados Unidos, generarán ingresos por más de 12 mil millones de dólares.
Es cierto que, una vez impresas las invitaciones, difícilmente haya oportunidad de reimprimir otras con la nueva dirección, pero un correo electrónico o llamada telefónica donde se indiquen los cambios de último momento no les caería mal a los invitados y medios de comunicación que darán cobertura.
Una empresa o marca que contrata los servicios de una agencia de RP busca que, mediante este intermediario, la prensa y sectores relacionados con el tema estén enterados y así se den a conocer los pormenores suscitados en el evento, pero esto se complica si no hay un aviso previo ante un cambio de sede.
No notificar un cambio de sede, además de repercutir en el número de asistentes y cantidad de medios presentes, representa una falta de respeto hacia todos los que han sido convocados, además de que interfiere con la labor periodística de aquellos medios de comunicación que han sido citados en horario, lugar y fecha específicos.
Sea en horas de trabajo o no, la persona de RP debe hacer llegar la información sobre cambios recientes al evento, aún cuando el sitio web oficial de la empresa o marca que contrató sus servicios haga visible el nombre del nuevo recinto o lugar en donde habrá de realizarse su evento.
Aunado a este error, existen otro tipo de omisiones o fallas que podrían perjudicar no sólo la imagen de la marca que contrata agencias de relaciones públicas, sino también vulnera la credibilidad y calidad de los servicios que ofrecen este tipo de agencias. Entre los errores más significativos, relacionados con medios de comunicación, destacan los siguientes:
- Mala ortografía y redacción en comunicados y correos electrónicos: Cuando un medio o invitado especial recibe un email de un RP con errores ortográficos, puede incluso desconfiar de la información contenida en el correo electrónico. No necesariamente se les pide que tengan formación periodística o sean expertos en redacción, pero sí es importante que se cercioren de lo que han escrito antes de enviar la información.
- Comunicar algo irrelevante: Para un medio de comunicación es necesario que el RP envíe información consistente y relevante que le permita indagar más sobre el tema, tomando como base los datos recibidos por parte de la agencia de relaciones públicas. Para esto es conveniente que la persona de relaciones públicas omita cierta información de relleno y le otorgue peso a lo que sí es importante que el medio sepa para que se sienta atraído por la información y no dude en asistir al evento.
- Socializar con el medio: Aunque las relaciones públicas se prestan para socializar, es necesario que las personas de RP den prioridad a difundir lo que las marcas quieren dar a conocer, para que de esa forma su labor sea reconocida y tenga un resultado beneficioso para la marca con la que trabajan y para su propia agencia.
- No dirigirse con el medio correcto: Si la cuenta que te fue asignada es una empresa que se dedica al sector automotriz, sería contraproducente que la información fuese enviada a un medio de comunicación dedicado a difundir temas de salud o de la industria del entretenimiento. Antes que hacer un envío masivo de correos electrónicos, debe haber un conocimiento sobre el enfoque o línea editorial que manejan los medios de tu base de datos, y así evitar que tus emails terminen en la papelera de reciclaje.
- Abrumar a los medios de comunicación: Cuando determinado medio ya notificó a la agencia de relaciones públicas que asistirá o no a su evento, resulta incómodo y abrumador para los medios seguir recibiendo correos electrónicos o llamadas telefónicas para confirmar asistencia. Es bien sabido que su labor de persuasión es pieza clave en el trabajo que desempeñan, pero no les beneficiará si esa persuasión se transforma en algo molesto para los medios.
Un ejemplo de ello es la invitación a la Cumbre de las 1000 empresas más importantes de México, evento realizado por Grupo Mundo Ejecutivo, la cual mostraba una sede distinta a donde se realizó.
Al final, el día y hora coincidieron, pero el recinto donde se realizó fue en el salón Maya 1, del Centro de Convenciones, del World Trade Center, de la CDMX. Esto ocasionó confusión entre algunos reporteros que se dieron cita en el Hotel Presidente Intercontinental, ubicado en la colonia Polanco, dirección que se encuentra impresa en dicha invitación.
Aunque la labor de avisar sobre el cambio de sede de este evento se hizo, lo cierto es que no todos los medios y asistentes pudieron enterarse a tiempo de la modificación.
