Cuando se está planeando un evento, llámese una feria, convención, festival musical, congreso o cualquiera que sea el formato, es importante cuidar desde el presupuesto y brief, hasta su ejecución, pendientes del mínimo detalle, ya que un error puede hacer la diferencia entre tener éxito o fracasar.
De acuerdo con nuestro departamento de investigación, el event marketing fue el tercer servicio más ofertado por agencias BTL en México durante 2016, además de registrar una inversión de 5,678 millones de pesos en ese mismo año.
Sabemos que los imprevistos surgen, aún con una buena planeación y con gente capaz de responder en breve y de manera efectiva, pero si se trata de un error la situación cambia.
Michel Wohlmuth, director ejecutivo de Creatividad, agencia BTL especializada en eventos corporativos comentó, en entrevista exclusiva para InformaBTL, que tener un error no es lo mismo que hablar de un problema.
Si algo sale mal durante un evento, muchas veces no tiene nada que ver con imprevistos, sino con errores que desde la planeación no se corrigieron o no se lograron identificar, lo cual podría poner en riesgo la ejecución de un determinado evento.
El director ejecutivo enfatizó que no estar pendientes de lo que ocurre antes, durante, e incluso después de un evento podría dar paso a acciones equivocadas o malas decisiones que afecten el trabajo y resultados del evento en cuestión.
Algo que en nuestra agencia siempre cuidamos es que nuestros clientes se sientan seguros y con la confianza de que su evento saldrá bien, por lo que trabajamos desde afuera, en campo, junto con las marcas, y no desde un escritorio.
Estar lo mejor preparados posibles, trabajando con la gente adecuada, comprometidos con los clientes y siempre pendientes de todo lo que ocurre, y ofrecer servicios propios que completen la organización de un evento, permite que la agencia de eventos tenga el control absoluto de la planeación y ejecución.
Trabajar por un networking
Algo en lo que Wohlmuth hizo hincapié fue en que invertir en un evento no debería quedarse sólo en su realización, sino ir más allá y generar beneficios posteriores que permitan a las marcas sacar el mayor provecho de su inversión, y más si consideramos que la industria de organización de eventos aporta 1.50 por ciento al Producto Interno Bruto (PIB) nacional, lo que se traduce en 17,700 millones de dólares, según el director ejecutivo de Creatividad.
Si se busca un beneficio adicional para el cliente, es necesario que se impulse el networking, es decir, buscar la manera de acercar a asistentes con expositores, conferencistas y patrocinadores, fomentar un contacto directo y promover relaciones de negocio.
