- Más allá de la comida, la música y la rifa; se busca un storytelling.
- La planificación de eventos de fin de año para empresas se ha convertido en una tarea más complicada debido a varios factores.
La organización de un evento empresarial de fin de año es una tarea que requiere mucho tiempo y esfuerzo. Ante esto, es crucial planificar con meses de antelación para asegurarse de que todo salga en tiempo y forma, cumpliendo con los KPIs establecidos. Desde la selección del lugar hasta la contratación de proveedores y la elección de la temática, hay muchos detalles que deben tenerse en cuenta para lograr un evento memorable y exitoso.
Una de las razones primarias por las que las empresas deben tener en su radar una planificación con tiempo suficiente es porque pueden obtener mejores precios y opciones. Otro beneficio de planificar con anticipación es que se puede dar más atención a los detalles del evento, esto garantiza que todos los aspectos de la gran celebración sean coherentes y estén en línea con la cultura corporativa.
Una muestra de lo anterior es que al planificar con tiempo se pueden realizar pruebas y ensayos para prevenir cualquier contratiempo, por ejemplo, si se van a utilizar equipos técnicos o realizar presentaciones, es importante asegurarse de que todo funcione correctamente antes del evento. También esto permite que los colaboradores se preparen adecuadamente, agendando su asistencia y alistando sus atuendos acordes a la temática del evento.
Lo cierto es que, en los últimos años, la planificación de eventos de fin de año para empresas se ha convertido en una tarea más complicada debido a la creciente demanda de experiencias personalizadas, innovadoras, inclusivas y sostenibles. A continuación, exploraremos las cinco tendencias más importantes en la planificación de eventos de fin de año para empresas y cómo están cambiando la forma en que se organizan estos eventos.
1. Lo retro nunca pasa de moda porque apela a la nostalgia
La nostalgia es un sentimiento de añoranza por tiempos pasados y puede ser una herramienta poderosa en la planificación de eventos de fin de año, ya que puede ayudar a crear un ambiente cálido y acogedor. Un ejemplo puede ser la incorporación de elementos de decoración y música que evocan épocas pasadas como el estilo “Y2K”, la moda que marcó la transición al nuevo milenio y que seguimos viendo en todos lados.
El “great lockdown” nos coloca en la medida de tiempo de las disposiciones de confinamiento que se implementaron debido a COVID-19. Dichas medidas han tenido un impacto significativo en la planificación de eventos de fin de año, ya que muchas reuniones sociales se cancelaron o se trasladaron a un formato en línea. Derivado del encierro ahora emerge la tendencia de “great outdoors” (gran aire libre) como una alternativa viable.
Y es que la naturaleza ofrece un telón de fondo impresionante y relajante para cualquier evento al aire libre, que con un enfoque más clásico o vintage, acompañado de elementos que evocan la nostalgia de la temporada se celebra con mayor fuerza.
2. Un ambiente outdoor en indoor es garantía del entorno perfecto
Esta es una tendencia en auge, se trata de crear una experiencia en interiores que se sienta como si estuviera al aire libre. Para lograr esta tendencia, es necesario utilizar elementos naturales en la decoración de sus eventos de fin de año, como plantas, árboles, flores y elementos de madera. Aquí se incluye iluminación ambiental para crear un ambiente cálido y acogedor.
Otras organizaciones diseñan áreas específicas dentro del evento que imiten los elementos al aire libre, como la creación de una zona de picnic, una estación de bebidas a la intemperie o una zona de fogatas. Estas áreas producen un ambiente relajado y casual que invita a los asistentes a interactuar y conectarse entre sí.
Una planificación anticipada también permite localizar y adecuar el venue perfecto, mismo que incluso puede estar fuera de la ciudad.
3. Celebrar a lo grande siempre lo vale todo
Esto nunca pasa de moda: eventos que se sientan grandes y glamorosos. Una tendencia más vigente que nunca son los eventos de fin de año extravagantes y lujosos, con decoraciones opulentas, comida gourmet y entretenimiento de alta calidad. Aquí las empresas utilizan materiales de alta calidad en la decoración de sus eventos, como telas lujosas, cristalería fina y vajilla de porcelana. De hecho, están contratando chefs de renombre para crear menús personalizados y ofrecer una experiencia gastronómica excepcional.
A esta tendencia se suma la apuesta por el entretenimiento de alta calidad, como artistas internacionales, bandas de música en vivo y espectáculos de luz y sonido. Todo esto crea una experiencia emocionante y memorable para los asistentes.
4. Experiencias personalizadas
Están “In” los eventos de fin de año temáticos, que se adapten a los intereses y gustos de sus asistentes. Algo muy importante y en tendencia en la “personalización” de las experiencias tiene que ver con la participación de los asistentes en dinámicas o micro experiencias, por ejemplo: preparar un cóctel adquiere el valor de “yo mismo lo preparé” o un cóctel hecho a partir de nuestros sabores favoritos o nuestro signo del zodiaco.
Otro escenario de experiencia puede ser a través de retratos profesionales, hechos ya sea por un dibujante o un fotógrafo profesional. Previo al evento puedes lanzar una encuesta para que los colaboradores elijan la temática del evento y de esta manera adecuar la decoración tomando en cuenta la opinión del staff corporativo. De esta forma los haces parte de la planificación del evento de fin de año.
5. Lo que hagas pásalo por el filtro de la sustentabilidad
Lo desechable quedó en el pasado. Ahora, muchas empresas están tomando medidas para reducir su impacto ambiental y adoptar prácticas más sostenibles en la planificación de sus eventos de fin de año. En primer lugar, es preciso destacar el uso de productos reutilizables y reciclables. A esto se le suma la iniciativa de servir alimentos y bebidas de origen local y sostenible, utilizando productos orgánicos y de temporada, y evitando el empleo de productos químicos y pesticidas.
Otra forma es mediante la reducción del uso de energía y la emisión de gases de efecto invernadero. Algunas empresas se están inclinando por celebrar sus eventos al aire libre, utilizando iluminación LED y reduciendo el uso de equipos de calefacción y refrigeración. Además, muchas empresas están utilizando tecnología de última generación para reducir la cantidad de papel utilizado, como las aplicaciones móviles y las plataformas digitales.
La importancia de los eventos de fin de año para las empresas radica en la necesidad de las personas de asistir a un evento que los haga maravillarse más allá de la comida, la música y la rifa; que tenga un storytelling y que les permita a ellos contar la historia desde su punto de vista ya sea al día siguiente en los pasillos de la empresa o en sus redes sociales.
