Uno de los factores más importantes para la salud de cualquier negocio es el flujo de caja. Necesitas que entre dinero y debes poder gastar el dinero que sale para poder mantener las cosas en movimiento sin problemas. Sin un flujo de caja empresarial saludable, no puedes invertir en tu negocio y, por lo tanto, no puedes invertir en mejorarlo. Devolver dinero a tu negocio a medida que lo ganas es lo habitual, pero si tu acceso al efectivo es limitado, puedes tener problemas incluso con los gastos más básicos.
Tienes personas que pagar, alquiler que pagar y facturas que pagar. Sin mencionar el costo de brindar el servicio o producto que esperas brindar. Comprender tu flujo de caja y someterlo a un análisis exhaustivo puede ayudarte a recuperar tu flujo de caja. Un análisis identificará cada centavo y cada peso que entra y sale de tu negocio. Puedes contratar a un contador dedicado para tu industria comercial específica y debes recordar que aún tienes que pagar por ese servicio.
Cada cosa que tiene tu negocio te costará dinero y tu flujo de caja debe ser lo más positivo posible para que pueda permanecer sólido y estable. La mayoría de los propietarios de pequeñas y medianas empresas (PyMEs) quieren manejar ellos mismos su análisis de flujo de efectivo, pero siempre vale la pena tener a alguien que ayude. Existen, también, muchos buenos programas de software de contabilidad, porque si bien puedes contratar tu contabilidad, eso no significa que no tengas que aprender sobre ello.
Antes de hacer cualquier otra cosa, debes calcular el flujo de caja total de tu negocio al comienzo del período que estás estimando. Esto significa que necesitas tanto la entrada como la salida, y debes separarlas en las categorías necesarias.
- Las entradas incluyen todo lo que tiene que ver con ventas y cuentas por cobrar, mientras que las salidas implicarán inventario, nómina y otros gastos operativos, por ejemplo, alquiler, servicios públicos y pagos a proveedores.
- Si estás invirtiendo en activos que no son necesarios para la operación diaria, también debes asegurarte de tener una categoría separada para ello. Esto puede incluir cualquier cosa, desde valores de inversión y bienes raíces hasta equipos.
No estamos tratando de poner una cifra o un número en mente, pero estamos tratando de aprender exactamente cómo se está moviendo su flujo de efectivo. Teniendo esto en cuenta, tenemos algunos consejos que te ayudarán a mejorar el flujo de caja de tu empresa.
1. Comienza con un análisis comparativo del flujo de caja. Tu sabes que necesitas realizar un seguimiento de todo lo que entra y sale de tu negocio. En términos de finanzas, esto implicará analizar varios estados de cuenta a lo largo del tiempo porque un solo estado de cuenta no te dará el panorama completo. Debes considerar aspectos como las fluctuaciones estacionales y cualquier evento externo en el que inviertas.
También hay cosas que debes considerar, como enfermedades y pandemias que no puedes controlar pero que pueden afectar tu negocio. Por ejemplo, la inteligencia artificial está causando sensación y, si bien puede ser algo que te guste, si te va a dejar sin negocio, ¿es realmente algo bueno? ¿Cómo afectaría la IA a tu flujo de caja? ¿Cómo afectaría una pandemia a tu flujo de caja? Tienes que saber estas cosas para poder planificar.
2. Empieza a planificar con antelación. El flujo de caja que entra y sale de tu negocio nunca debería tomarte por sorpresa. Los problemas con tu flujo de caja podrían afectarte mucho y debes estar preparado. Es cierto que no siempre puedes prepararte para que las cosas salgan mal, pero eso no significa que no puedas prepararte en general. Debes hacerlo administrando tus gastos y buscando descuentos por pronto pago para tu negocio.
También debes evitar cargos por pagos atrasados y acumular deudas que sean innecesarias. Si deseas asegurarte de no gastar demasiado dinero en tus productos o equipos, debes realizar un seguimiento de tu inventario para pedir solo lo que necesitas en las cantidades adecuadas. Lo último que requieres es tener una carga completa de equipos e inventario que no puedas descargar.
3. Reduce tus gastos. Podrías pensar que lo mejor que puedes hacer por tu negocio es gastar mucho dinero y actualizar las cosas una por una. Y si bien eso es cierto, no te ayudará si lo que estás gastando te va a costar a largo plazo.
Por ejemplo, puedes hacer que tu negocio sea mucho más eficiente en términos de energía o combustible si reduces tus gastos y esto será algo bueno a largo plazo. Puedes hablar con tus proveedores y negociar mejores condiciones, y también puedes evaluar tus políticas de personal para determinar si estás satisfecho o no con la forma en que se encuentra tu personal en este momento.
Podrías decidir reducir tu personal para asegurarte de pagar solo por las personas que necesitas.
4. Asegúrate de retroceder. Una de las mejores maneras de asegurarte de respaldarte como propietario de un negocio es crear una reserva de efectivo para emergencias en la que tu negocio pueda confiar. Nunca se sabe cuándo puedes necesitar dinero extra y tener un fondo de emergencia, como lo harías en casa, es inteligente.
Reserva una cierta cantidad de dinero cada mes para escenarios como recesiones económicas o desastres inesperados. Puede que no vivamos en un lugar donde haya terremotos, pero nunca podremos predecir realmente cómo se comportará el mundo.
5. Factura a tus clientes con prontitud. Cuando se trata de eficiencia, debes asegurarte de facturar a tus clientes de forma clara y oportuna con la fecha de vencimiento del pago y cualquier penalización por pagos atrasados. También debes asegurarte de hacer un seguimiento de las multas por pagos atrasados porque no quieres que te consideren alguien que no cumple su palabra.
6. Trabaja en la gestión de tus pérdidas y ganancias. Al analizar todos los gastos asociados con el funcionamiento de tu negocio, podrás ser más consciente de cuánto contribuye cada gasto a tu flujo de caja. Cuanto más sepas qué hacen tus ganancias, mejor podrás administrar tu flujo de caja y, con el tiempo, esto te ayudará. Administrar tus ganancias y pérdidas te ayudará a determinar dónde puedes girar y realizar los cambios necesarios.
7. Centrarte en el marketing de bajo costo. Una de las cosas más importantes que necesita tu empresa son buenas estrategias de marketing para que la gente sepa quién eres y dónde comprar lo mejor. Si tu presupuesto de marketing es demasiado alto, podría costarte mucho dinero con el tiempo y eso no te ayudará.
Con el marketing Below the Line podrás gastar menos dinero que con la publicidad paga. Otras estrategias que podrías utilizar incluyen optimizar tu sitio web y asegurarte de que tu empresa aparezca en las listas de mapas y directorios en línea.
8. Alquila el equipo que puedas arrendar. En lugar de comprar equipos nuevos y actualizarlos todo el tiempo, arrendar en lugar de comprar podría beneficiar tu flujo de caja. Por ejemplo, si sabes que dentro de un año se lanzará un nuevo modelo del equipo que te gusta, entonces es inteligente alquilar el equipo antes de esa fecha.
9. Sube tus precios si es necesario. Si no has aumentado tus precios o tus tarifas recientemente, es posible que estés atrasado en un aumento. Más empresas que nunca considerarían aumentar sus precios cada dos años, pero asegúrete de realizar un análisis de los clientes antes de hacerlo.
Si aumentar sus precios va a ahuyentar a sus clientes, probablemente espere. Si aumentar sus precios no va a hacer que sus clientes se alejen, apóyese en ello.
10. Vende tu exceso de inventario. Una buena manera de mejorar el flujo de caja de tu negocio es vender el inventario y el equipo sobrante y no utilizado. Si sabes que tienes inventario que probablemente no se venderá a los clientes, entonces debes asegurarte de venderlo al por mayor o en subastas para recuperar parte de tu dinero.
Es importante ser eficaz en tus métodos para mejorar tu flujo de caja. Existen muchas soluciones de financiación que pueden brindarte una idea de cómo es tu flujo de caja y cómo podría verse si le prestaras atención.
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