Business Process Management (BPM) ha sido siempre una de esas disciplinas que suena fenomenal en el papel pero que es difícil llevarlo a la práctica. Siempre hace sentido que documentar, analizar y gestionar la totalidad de los procesos de una organización habilitará a esas mismas organizaciones a incrementar la eficiencia.
Hoy en día, las organizaciones están siendo dirigidas por la rapidez en su paso a la transformación digital, y es por eso que están volteando hacia las herramientas de Business Process Management para agilizar este tipo de cambios.
¿Qué es el Business Process Management?
El BPM es el entendimiento, visibilidad, modelado y control de los procesos de negocio de una organización. Entendiendo como proceso de negocio toda una serie de actividades o pasos de tareas que pueden incluir personas, eventos de negocio, tareas y áreas. Ahora bien, para soportar esta estrategia es necesario contar con un conjunto de herramientas que den el soporte necesario para cumplir con el ciclo de vida de BPM. Este conjunto de herramientas son llamadas Business Process Management Software (BPMS), y con ellas se construyen aplicaciones BPM. Normalmente siguen una notación común, denominada Business Process Modeling Notation (BPMN). Otras poseen una notación propia y son capaces de generar código.
Toda esta metodología de BPM nos obliga a dejar de trabajar en silos y lograr una mayor integración entre todas las áreas consiguiendo a su vez un mayor entendimiento de lo que queremos hacer y por qué lo queremos hacer. Es muy común que al inicio de este tipo de iniciativas sean tantas las expectativas que no puedan alinearse o llegar a acuerdos pero la realidad es que se necesita una buena guía en este camino. Ahora bien, también hay que tener en cuenta que mientras más participantes más complejo es llegar a acuerdos por lo que hay que tener bien claros los objetivos y las interacciones de cada quien para no redundar y verdaderamente avanzar.
Pues bien, a pesar de todo, lo complicado no es mapear todas las tareas de los procesos que conforman a la organización. Lo verdaderamente retador es lograr que al final, cuando ya todo esté unido y fluyendo, todos los participantes se comprometan a guiarse y utilizar esta metodología ya que como pueden ver, BPM no sólo implica un cambio en los sistemas de las empresas, supone un cambio que va más allá y que nos obliga a transformar la forma de pensar de las personas y también la forma de hacer las cosas.
Pero al final de cuentas, también implica lo mismo la transformación digital. ¿Quién iba a imaginarse hace varias décadas que llegaríamos a hacer nuestras compras vía internet? Por sólo mencionar un ejemplo. El consumo digital está creciendo a pasos agigantados y esto demuestra el poder de cambio de los consumidores.
Lo mismo está sucediendo con las organizaciones. Para poder agilizar la toma de decisiones, tener mayor visibilidad de los cuellos de botella y así poder satisfacer de mejor manera a nuestros clientes es que necesitamos ser nosotros mismos más ágiles. Depender menos del papel y confiar más en los sistemas.
Una anécdota, hace tiempo un amigo que trabaja en la industria de manufactura y comercialización me comentaba que rompió todos los esquemas de las áreas de producción cuando en lugar de aceptar una solicitud en papel la pidió por correo electrónico. La gente se quedó en shock, pero al final de cuentas de eso se trata, de romper con las formas usuales de hacer las cosas para hacerlas más ágiles y eficientes.
