Pensar en Business Intelligence te lleva de forma intuitiva a pensar en dashboards pues éstos son el método de visualización más común de la información. Pero, ¿qué es un dashboard?
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Un dashboard es un tablero en el que se reflejan las principales métricas de un negocio. Un dashboard permite hacer un seguimiento regular del negocio, haciendo comparaciones, estableciendo valorizaciones de positivo/negativo, consolidando la información de forma sintética, con el objetivo de entender a través de éste el cumplimiento de los objetivos del negocio. Un dashboard debiera caber en una sola página o pantalla por lo que es prioritario seleccionar la información más relevante. Pero sin que esto quiera decir que no se pueda hacer zoom a la información para acceder a más detalle: la pantalla inicial u hoja principal debería contener el resumen de los indicadores pero las subsecuentes pueden mostrar el detalle de cada uno de esos indicadores.
Los errores más comunes que he podido observar al momento de la planeación y el diseño de un dashboard son los siguientes:
1. Colocar demasiada información, más de la que se puede analizar o entender. Un solo dashboard no puede ni debe cubrir todos los objetivos de información de las organizaciones. De ahí la importancia de identificar claramente el objetivo del dashboard y diseñarlo de esa manera.
2. Solicitar el dashboard perfecto que se adapta a cualquier modelo de negocio o industria. Me ha tocado ver que los altos directivos de las empresas solicitan los dashboards para su tipo de industria en particular. Fatal error… Cada empresa, indistintamente que sea del mismo rubro que otra, tiene objetivos y estrategias diferentes, por lo sería imposible usar las mismas métricas para organizaciones similares.
3. Falta de comunicación e involucramiento de las áreas participantes. Quienes generalmente llevan estos proyectos dentro de una empresa son un comité o un grupo especialmente seleccionado para este fin. Esto tiene como resultado que hayan muchas áreas de oportunidad. Les comparto un ejemplo: los directivos de planeación o de marketing no están involucrados en el día a día de la operación. Quienes conocen los procesos son los operadores y debieran ser éstos quienes decidan qué medir para ser realistas y no sólo tener una lista de buenos deseos o un dashboard con información poco relevante.
4. Creer que el primer approach debe darse a través del área de sistemas. Dice un dicho que “de la vista nace el amor” y es cierto. Entonces si de primera instancia tocamos al usuario final y el dashboard cumple (o supera) sus expectativas de tiempo (o sea rapidez), oportunidad y confiabilidad, él mismo verá la forma de que se implemente en la organización. Digamos que el usuario se convierte en el sponsor de ésta iniciativa. Es primordial involucrar al área de sistemas para revisar temas técnicos pero la entrada a las empresas debiera ser a través de quién o quiénes adolecen de la información.
5. Creer que un único dashboard se adapta a todas las áreas. Me ha tocado ver casos donde desean ver los mismos indicadores en todas las áreas. Los indicadores básicos pueden repetirse pero cada área o departamento tiene sus propios procesos y particularidades que dictan una forma diferente de medición.
6. Diseñar dashboards que requieran de traducción. Y no me refiero a traducirlo a un idioma diferente sino a que he visto casos donde la información no muestra resultados de fácil lectura y comprensión, cosas tan simples como que no tienen títulos adecuados las gráficas o que la información está organizada de tal manera que no tiene una secuencia lógica.
En conclusión, primero aprendamos a caminar y luego a correr, “keep it simple”. Menos es más. Un buen dashboard te va a permitir ser más eficiente y productivo, utilizarás menos tiempo en recopilar información y adecuarla para la toma de decisiones lo que se traduce en mayor tiempo de análisis y menos de procesamiento. No olvidemos que la información oportuna es poder.
