“Por medio del presente comunicado les informamos que, debido a causas de fuerza mayor, la edición del festival Ceremonia tendrá que cancelarse. Para Ceremonia y toda la organización que está detrás de este festival, la seguridad de los asistentes es lo más importante. Las condiciones meteorológicas en la zona han sido extremadamente inestables presentando fuertes corrientes de aire y ráfagas de viento que comprometen la seguridad dentro del festival. Por lo anterior, y siendo conscientes del riesgo que esto supone, tristemente se ha tomado esta decisión”. Esto se lee en el boletín de prensa emitido por los organizadores del evento el pasado 1 de abril de 2017, festival que tendría lugar en el Foro Pegaso, en Toluca, Estado de México.
Si bien en dicho evento se pudo evitar un accidente, hay otros en los que no se logró, trayendo consigo consecuencias desastrosas que pusieron en peligro la integridad de algunas personas. El 22 de julio de 2022, miles de fans del grupo de K-pop llamado MIRROR, fueron testigos del desprendimiento desde el techo de una pantalla LED de grandes dimensiones que cayó sobre el cuerpo de dos integrantes de la banda, causando lesiones graves a uno de ellos en la cabeza y al segundo en el cuello. Este hecho trajo como consecuencia la cancelación inmediata del concierto, así como del resto de sus presentaciones programadas en el Hong Kong Coliseum, considerado el más venue más grande para la industria musical dentro del país asiático y que tras ese suceso tuvo que suspender todos los eventos que se tenían programados hasta demostrar que las estructuras del escenario y pantallas fueran seguras.
Aun cuando en el primero de los dos ejemplos expuestos no se registraron lesionados, eso no deja de mostrar lo importante que es contar con un protocolo de seguridad sólido que contemple no solo las medidas a tomar si algún problema se presenta, sino también a actuar de manera rápida, eficaz y previniendo posibles circunstancias que pudieran poner en riesgo al público, staff, organizadores, recursos materiales y a toda la gente que se dé cita en determinado venue, independientemente de si se encuentra en un espacio público o cerrado.
InformaBTL consultó a líderes de algunas de las agencias especializadas en event marketing que durante años han desarrollado eventos en México, desde los creados para presentar el lanzamiento de un producto o corporativos, hasta conciertos, convenciones y exposiciones con un mayor número de asistentes, todo ello con el propósito de conocer qué medidas de seguridad básicas deben tomarse, acciones a emprender en caso de alguna eventualidad, permisos necesarios para hacer eventos en espacios públicos y/o privados, servicios médicos necesarios, si existe la asignación de un presupuesto para esto, entre otros aspectos relacionados.
Básicos de seguridad que todo evento debe tener
Independientemente del evento en cuestión, hay ciertas medidas de seguridad que, según los especialistas consultados, deben seguirse y aplicarse a fin de evitar algún incidente que pudiera afectar la ejecución y poner en riesgo la integridad de los asistentes.
Aliber Carrera, Director de Marketing y RH de Connector Agency compartió que las acciones de seguridad que implementan varían según la escala y el tipo de evento. Sin embargo, siempre incluyen los siguientes componentes clave:
- Evaluación de Riesgos y Planificación de Seguridad: Realización de una evaluación de riesgos exhaustiva para cada evento que abarca todos los aspectos, desde la seguridad de la infraestructura hasta emergencias médicas potenciales. Esta evaluación nos permite desarrollar un plan de seguridad personalizado que aborda específicamente los riesgos identificados.
2. Coordinación con Autoridades Locales: Para eventos masivos, y a menudo para eventos de menor magnitud en espacios públicos, coordinamos de cerca con las autoridades locales para asegurar que todas las medidas de seguridad estén en línea con las regulaciones locales y para obtener los permisos necesarios.
- Protocolos de Emergencia: Establecen y comunican claramente los protocolos de emergencia a todo el personal del evento y a los participantes, incluyendo rutas de evacuación, puntos de encuentro y procedimientos en caso de incidentes como incendios o emergencias médicas.
- Seguridad Física: Dependiendo del evento, despliegan medidas de seguridad física que pueden incluir detectores de metales, inspección de bolsos, presencia de seguridad privada y, para eventos de mayor escala, coordinación con la policía local.
- Capacitación del Personal: Todo su personal recibe capacitación regular sobre las mejores prácticas de seguridad y gestión de emergencias para asegurar que están preparados para actuar de manera efectiva y eficiente en cualquier situación.
Gustavo Calderón, Director Comercial de Drive360º, coincidió en que la metodología de seguridad aplicada depende de las características del evento producido. “Tomamos en cuenta la ubicación, inclusive el horario en que se va a realizar. No obstante, hay una serie de puntos comunes que siempre deben aplicarse:
- Control de aforo y accesos: la “regla” establece que a partir de un aforo máximo de 151 personas en locales públicos han de utilizarse sistemas automáticos de conteo simultáneo de entrada y salida, que no sean intrusivos y no dificulten el paso libre de personas en caso de emergencia, aunque la normativa depende también de la Comunidad Autónoma en la que se celebre el evento. En eventos especialmente sensibles puede ser necesario establecer en los accesos controles de seguridad para evitar que no se introduzcan objetos peligrosos o sustancias prohibidas, como alcohol o drogas.
- Sistema de identificaciones: En eventos con invitación o de acceso restringido es necesario establecer un sistema claro y visible de identificación de roles (seguridad, organización, invitados, ponentes…) y comunicarlo a todos los implicados en la organización.
- Salidas de emergencia y señalización: asegúrate de que las salidas de emergencia están bien señalizadas y que son suficientes para el aforo del evento. Vigila también que no se bloqueen con personal o con otros elementos que puedan entorpecer la evacuación.
- Posibles robos o hurtos: Establece un protocolo por si los asistentes sufren un robo o hurto y, si se trata de una situación de riesgo, asigna labores de vigilancia a algunos de los miembros del staff, que también pueden ser medidas disuasorias. También es conveniente establecer un punto de objetos perdidos.
- Seguridad alimentaria: Contrata personal formado en manipulación de alimentos y vigila las condiciones higiénicas del local para evitar intoxicaciones que puedan afectar a los asistentes.
- Condiciones climáticas: Si se trata de un evento en exterior, consulta la previsión del tiempo con antelación, para poner medidas de protección o, si fuese necesario, incluso cancelar el evento. La situación atmosférica también puede repercutir en la seguridad en el interior de recintos cerrados. Por ejemplo, si llueve es probable que el suelo esté encharcado, aumentando la posibilidad de resbalones. En estos casos, es esencial reforzar el servicio de limpieza. Además, si va a llover y se trata de un recinto abierto pero en el que no se permite acceder con paraguas por seguridad (por ejemplo, un festival), comunícalo con antelación de todas las formas posibles, para que así los asistentes se hagan con un medio de protección alternativo.
- Control de masas: Asegúrate que los accesos estén abiertos con la antelación suficiente para que la entrada sea escalonada. En eventos de gran magnitud es esencial contar con un personal suficiente y con planes de tipo operacional para evitar disturbios, asegurando el flujo continuo de asistentes, la separación y la dispersión en áreas de peligro.
- Planes de contingencia y evacuación: Aunque lo más probable es que todo salga bien, hay que elaborar planes de contingencia y evacuación por si surge algún problema, como incendios o avalanchas de público. Los miembros de seguridad deben estar informados del procedimiento a seguir y el despliegue de las acciones debe ser rápido y flexible, adaptado a las circunstancias.”
Para eventos de riesgo o en los que hay muchos asistentes, Calderón dijo que es conveniente la contratación de seguros y PEC (Plan Especial de Protección Civil) con la finalidad de que se trace un plan de prevención y protección adecuado, para así garantizar la seguridad en todo momento del proyecto, crew y asistentes.
Sobre este mismo punto, Jana Saldívar, Directora General de Eco Venues (Auditorio Black Berry y Foro Puebla 186), enunció las siguientes medidas:
- Eventos masivos: Contratar el apoyo de una empresa de seguridad experta en eventos masivo, y solicitar el servicio de Bomberos, de Seguridad Pública y Tránsito para que ayuden con el orden vial, y seguir al pie de la letra las medidas del plan interno de protección civil.
- Lanzamiento de producto. Contar con las medidas básicas de Protección Civil (señalización, salidas de emergencia, extintores, entre otros), revisar, y en su caso, aprobar los layouts de montaje para garantizar la seguridad de todos los asistentes y el staff de producción, así como verificar que se respeten pasillos, salidas de emergencia, y rutas de evacuación.
- Evento Corporativo. Tener las medidas básicas de Protección Civil (señalización, salidas de emergencia, extintores, etc.), contar con muestras de acreditaciones o invitaciones con las que los asistentes estarán ingresando para un mejor control, y acreditar debidamente al staff que estará trabajando en el evento. Muy importante tener a la mano el minuto a minuto para saber lo que estará sucediendo en cada momento del evento. En caso de contar con el servicio de alimentos, revisar instalaciones de gas y eléctricas.
Rafael Soria Mondragón, CEO de Enso Media, comentó que, como agencia especializada en eventos, deben anticiparse a las situaciones que se puedan presentar dependiendo de la naturaleza del evento, por lo que las medidas de seguridad, en esencia, son las mismas para cada producción, aunque existen ciertas particularidades, como las que se mencionan a continuación:
- Contar con el equipo de seguridad personal para el staff de montaje y operativo (botas, casco, lentes, chalecos, arnés, etc.)
- Delimitación de áreas de montaje que consideramos que son de alto riesgo.
- Presencia de personal médico y ambulancia en todo momento, tanto en montaje, ejecución y desmontaje.
- Identificación de salidas de emergencia, rutas de evacuación, extintores, hidrantes, entre otros recursos.
- Buena comunicación con el personal de operación y mantenimiento de los recintos donde se está trabajando.
- Antes de iniciar cada evento, dar una breve explicación a la audiencia de donde se encuentran las rutas de evacuación, salidas de emergencia y cómo actuar en caso de una contingencia.
- Señalización precisa e información clara.
Ignacio Famanía, CEO de ifahto explicó que todo buen protocolo de seguridad inicia con una excelente logística y planeación. “Esto nos ayuda a prevenir cualquier tipo de alteración por parte de los asistentes o por falta de información. Implementamos planes de protección civil robustos que están diseñados para salvaguardar la integridad física de las personas.
Regularmente llevamos a cabo estudios de riesgos meticulosos para cada evento y contamos con la figura del director Responsable de Obra (DRO), que asegura que todas las construcciones temporales cumplan con los lineamientos necesarios para garantizar la seguridad de los asistentes.”
En este mismo punto, Famanía afirmó que en su agencia trabajan únicamente con proveedores y equipos certificados para asegurarse que todo funcione según lo previsto y sin contratiempos. “Esto incluye desde el mantenimiento preventivo regular de equipos técnicos, como las plantas de luz, hasta asegurarnos de que todos los socios comerciales con los que colaboramos cumplan con los estándares más altos en términos de seguridad y eficacia.”
Ariel Hernández Martínez, productor en agencia Primitivo, señaló que las medidas de seguridad esenciales que siguen en la producción y ejecución de eventos son:
- Respetar las reglas y recomendaciones de protección civil para un evento (venues), esto garantizará la seguridad de todos los involucrados.
- Dar aviso a las autoridades correspondientes (Seguridad pública, vialidad y vía pública) por medio de permisos y avisos.
- Todo el equipo debe contar con equipo de seguridad (Cascos, chalecos, botas, guantes y lentes), sobre todo en los montajes.
- Verificar los niveles de decibeles permitidos
- Garantizar que las salidas de emergencia estén libres y ubicar cada una de ellas
- Conocer o planear los planes de desalojo
- Verificar el funcionamiento de alarmas contra incendio y sismos
- Ubicar los extintores
- Verificar que el venue cuente con señalamientos en caso de emergencia
- Que cuente con permisos avalados para llevar a cabo eventos y actividades relacionadas al giro (Eventos BTL).
Jaime Hernández, Director Comercial en Quarry Studios, manifestó que hoy en día la ley de espectáculos públicos obliga a los venues y demás actores involucrados en la producción de eventos a cumplir con planes específicos de protección civil, así como de verificación de estructuras por medio de un DRO (Director Responsable de Obra), señalización, paramédicos y ambulancias que deben estar presentes desde el montaje y desarrollo de un evento, hasta el desmontaje.
En cuanto al equipo de iluminación, montaje, sonido y montaje de escenarios y stands, los expertos coincidieron en la inclusión de un Director Responsable de Obra, esto con la finalidad de revisar cada estructura a fin de certificar que las construcciones, equipamiento, sistemas de iluminación y sonido, cumplen con todos los requisitos legales y de seguridad.
En términos más específicos, la Directora General de Eco Live mencionó que todo cableado de iluminación, audio y video debe estar debidamente cubierto con yellow jackets, mismos que además evitarán accidentes e incendios. Sobre los stands, expresó que deben estar ubicados en lugares donde no obstruyan salidas de emergencia, extintores ni hidrantes.
Jaime Hernández abonó que, de acuerdo a su experiencia, el personal de montaje cuenta con el equipo adecuado para realizar sus funciones, líneas de vida, chalecos reflejantes, cascos, entre otros aditamentos que salvaguarden la integridad del staff y público.
Riesgos posibles
Aun cuando se tiene una excelente producción y se cuentan con los protocolos de seguridad esenciales, bien ejecutados, llevar a cabo una convención, exposición, convierto, lanzamiento de un producto u otro tipo de evento, tanto en espacios públicos como privados, no está exento de riesgos o de posibles incidentes que pudieran presentarse durante su realización. En este sentido, Gustavo Calderón dijo que entre los numerosos riesgos que existen destacan incendios u explosiones, accidentes por climas adversos, intoxicaciones alimentarias, desperfectos en instalaciones, incidentes de montaje o desmontaje, así como en instalaciones eléctricas, robos, riesgos pirotécnicos, aglomeraciones y cancelaciones o retrasos.
Alteración del orden público, pérdidas o robos de equipo audiovisual durante el traslado, falla en el funcionamiento de una pantalla LED o una planta de luz, así como una deficiencia en la construcción de estructuras temporales, son algunos de los riesgos más representativos para Ignacio Famanía.
Para Aliber Carrera, los riesgos varían según las características de los eventos. “Cuando se hacen en espacios cerrados, pueden suscitarse problemas como sobrecapacidad, incumplimiento de las normativas de seguridad contra incendios, y desafíos relacionados con la evacuación en caso de emergencia. Si se realizan en espacios abiertos nos enfrentamos a condiciones meteorológicas adversas, falta de control perimetral y dificultades en la gestión de multitudes. En ambos casos, otro aspecto importante es la integridad de la infraestructura tecnológica y física, donde fallos técnicos pueden llevar a la cancelación o interrupción del evento, afectando la experiencia del usuario y la imagen de la marca involucrada. Para mitigarlos, implementamos medidas de seguridad exhaustivas que incluyen evaluaciones de riesgo detalladas, colaboración estrecha con servicios de emergencia locales, y la utilización de tecnología avanzada para el control y supervisión del evento. Además, garantizamos que todos los aspectos de la producción cumplan con las regulaciones locales e internacionales más estrictas.”
En este mismo tema, Jana Saldivar declaró que, en lugares públicos en exteriores, la lluvia y el viento son condiciones climáticas que, además de no poder controlarse, implican un riesgo, sobre todo cuando hay estructuras montadas y equipos electrónicos que requieren la supervisión de un DRO, además de que el control de accesos se vuelve más desafiante. “En un evento privado en lugares cerrados es de suma importancia contar con las medidas básicas de protección civil (señalización, salidas de emergencia bien identificadas, extintores, servicio médico, entre otras) y contar con el personal debidamente capacitado para cubrir o prestar ayuda en alguna posible contingencia.”
Otros riesgos adicionales que pueden manifestarse, según Ariel Hernández, son aquellos de causas naturales, tales como temblores o terremotos, omisión de acciones preventivas de protección civil, e incluso decesos que se deriven de enfermedades crónicas.
Permisos, elemento fundamental en la correcta ejecución de eventos
El cumplimiento de regulaciones legales y de seguridad es un factor inherente en todos los eventos, sin importar el aforo, ubicación, marca, duración ni fecha en que se realiza. Aliber Carrera, de Connector Agency, aseguró que para evitar contratiempos, es necesario tener ciertas autorizaciones, destacando los siguientes: permisos de uso de espacio público, de seguridad y salud, los cuales incluyen planes de evacuación de emergencia y medidas contra incendios, licencias de ruido, así como de venta de alimentos y bebidas, y especiales para pirotecnia o efectos especiales.
Ariel Hernández explicó que, en caso de hacer uso de vía pública, se debe dar aviso a las autoridades gubernamentales, ya sea para una activación de marca, colocación de stands e incluso si se hacen otras actividades de marketing, por ejemplo, sampleo, publiandantes, entre otras que rompan con el ecosistema natural del espacio público.
El Director Comercial de Drive360º, en este punto mencionó que, en el caso de las agencias, se deben solicitar permisos cuando se haga una intervención en la vía pública, ya sea por activaciones de carga o por uso complementario a un venue. “En el caso de los recintos, si recibirán público, si habrá bebidas alcohólicas o preparación de alimentos. Todas estas regulaciones están marcadas en la Ley para la Celebración de Espectáculos Públicos en la Ciudad de México, señaladas en el CAPÍTULO III De los Espectáculos Públicos en General y Permisos.”
Jaime Hernández, de Quarry Studios, aseveró que, se trate de eventos públicos o privados, hay autorizaciones que deben tenerse, entre ellas las emitidas por Protección Civil, de la alcaldía, tesorería, servicio de bomberos, así como de permisos brindados por autores y compositores.
“Para organizar eventos, especialmente aquellos en espacios públicos o que incluyan elementos especiales, es esencial gestionar varios permisos que garanticen una ejecución segura y conforme a la ley”, indicó el CEO de ifahto, resaltando los siguientes:
- Permisos de Espacios Públicos: Coordinados con la alcaldía local para asegurar un uso adecuado del espacio.
- Manifestación de Boletos: Requerido para eventos pagados, reportado a la Secretaría de Finanzas para cumplir con regulaciones fiscales.
- Dirección General de Aeronáutica Civil: Necesario para el uso de drones, garantizando la seguridad del espacio aéreo.
- Permisos de Vialidad Pública: Para eventos que afecten el tráfico o requieran cortes de calle.
- Derechos de Música (SACM): Para uso de música protegida por derechos de autor.
- Aviso de Espectáculos Públicos: Informa a las autoridades sobre detalles y medidas de seguridad del evento.
- Autorización de SEDENA: Para eventos con pirotecnia o efectos especiales, asegurando el manejo seguro de explosivos.
¿Cómo elegir el venue adecuado?
Si bien la estética, diseño y precio influyen en la selección del venue, para ofrecer una experiencia segura para todos los asistentes es clave que tanto agencias como marcas consideren elementos específicos que los lleven a tomar la decisión más conveniente para todos.
El director comercial de Quarry Studios compartió que el acceso, espacios para personas con discapacidad, salidas de emergencia, señalización clara, licencias de operación y hospitales cercanos son factores vitales cuando es momento de elegir un recinto.
Ariel Hernández agregó que, en Primitivo, también toman en cuenta permisos actualizados para hacer eventos privados y públicos, además de pólizas vigentes y señalamientos.
Además del uso de suelo y licencias, para el CEO de Enso Media es importante que el venue a elegir cuente con equipos de seguridad y protección civil para evitar una contratación aparte de estos servicios.
Ignacio Famanía manifestó que, adicional a los factores mencionados, en ifahto también consideran la ubicación, la cual evalúan según la accesibilidad y proximidad a servicios de emergencia que ofrezca. Otros aspectos como los lugares de estacionamiento suficientes, mantenimiento del espacio, aforo máximo y revisión de instalaciones de gas y eléctricas son igualmente importantes para el CEO.
Desafíos que enfrenta la industria de eventos en seguridad
A pesar de los esfuerzos realizados por las agencias especializadas en producción de eventos, así como de los hechos por los dueños de venues, de equipos de iluminación y sonido, y de todos los involucrados en la industria, actualmente hay desafíos que enfrentan en México.
“La violencia y el crimen son preocupaciones constantes en varios lugares. Esto implica la necesidad de vigilancia, controles de acceso más estrictos y colaboración con autoridades locales. También demanda adecuarse a las regulaciones nacionales y de cada estado para operar sin contratiempos legales. Con la digitalización de los eventos, la ciberseguridad se ha vuelto un reto crucial, por lo que proteger los datos personales de los asistentes es una prioridad. Y en cuanto al manejo efectivo de multitudes, hay que incluir rutas de evacuación claras y accesibles para prevenir accidentes o caos durante una emergencia”, detalló Famanía.
Aliber Carrera de Connector Agency, si bien coincide con lo mencionado por Ignacio, añadió que otros retos en cuanto a seguridad se refiere son la prevención de actos violentos y salvaguardar la salud pública, sobre todo por emergencias sanitarias mundiales como fue el caso de la pandemia de Covid-19, algo que ha resaltado la necesidad de medidas robustas para gestionar riesgos sanitarios durante los eventos.
Jana Saldívar, además de coincidir con los retos comentados previamente, señaló que factores externos como sismos o inclemencias meteorológicas, así como la reventa y sus efectos, más la venta de drogas, son otras problemáticas con las que la industria tiene que lidiar y redoblar esfuerzos para mitigar.
Un evento es sinónimo de una experiencia única, inolvidable, especial y que se queda para la posteridad gracias a una excelente producción, planeación y ejecución, y por supuesto a todas las medidas de seguridad aplicadas antes, durante y al término de los eventos.
