Los eventos exitosos son aquellos de ofrecen a los asistentes una gran experiencia. Pero esto no es efecto del azar, para lograr un buen resultado es importante que la agencia sepa evaluar con precisión el evento que se pretende ofrecer, ya que esto en muchas ocasiones es uno de los errores más notorios de las agencias, y por tanto las marcas llegan a quedar decepcionadas de sus estrategias.
Una de las maneras más sencillas de desarrollar un buen plan para un evento es seleccionar un objetivo; posteriormente identificar las actividades y los resultados esperados. Así se pueden seleccionar los procedimientos necesarios para la producción del evento y lograr la satisfacción de los asistentes.
Raymundo Javier Benavides Pañeda en su obra Administración, muestra algunas ventajas que ofrece la planeación para el logro de las metas de una organización:
- Propicia una buena ejecución de la estrategia BTL al establecer métodos de uso racional de los recursos.
- Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro, que no los elimina.
- Prepara a la agencia para hacer frente a las contingencias que se presenten, las mayores garantías de éxito.
- Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
- Establece un esquema o modelo de trabajo y suministro las bases mediante las cuales operar a la agencia.
- Proporciona los elementos para llevar a cabo el control durante la ejecución del evento.
- Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al personal operativo rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
- Reduce el trabajo improductivo.
Para conocer el volumen de la inversión destinada a la realización de eventos en México. El Departamento de Investigación de InformaBTL realizó el Estudio Anual de Inversión en BTL 2017. El estudio muestra una estadística, en la que presenta la proporción anual del presupuesto destinado eventos, ferias y exposiciones en 2016. Durante el periodo de investigación, en nuestro país las marcas asignaron 5 mil 678 millones de pesos en 2016. Cifra que registró un incremento de 11.72 por ciento, respecto al año anterior.
