Es un hecho, nos pueden llegar literalmente cientos de correos electrónicos al día y algunas veces las horas no duran lo suficiente para darle cauce a todos. A menos, claro está, que seamos eficientes y corteses.
Los emails nos inundan. El año pasado, según Statista, 269 billones de correos electrónicos fueron enviados y recibidos en el mundo. Ante tal invasión, se calcula que más del 40 por ciento de los correos enviados entre profesionales, nunca recibieron respuesta o la obtuvieron después de dos semanas de haber sido enviados. Esto, aún y cuando un estudio de Adobe reveló que pasamos una media de 4.1 horas por día revisando correos de trabajo.
Yo me acuso de haber cometido ese error hace ya varios años; no tenía la gentileza de responder a T-O-D-O-S (estoy hablando claro, de los correos enviados por otra persona y no correos publicitarios o spam). Al mismo tiempo, me irritaba que no contestaran los mensajes que yo había enviado, así que un buen día, hice un examen de conciencia y decidí tener la cortesía y profesionalismo de contestar absolutamente TODOS los correos electrónicos, incluso aquellos que no me parecieran importantes, aceptando o rechazando amablemente la propuesta que tuviera en su contenido.
El resultado fue extremadamente positivo en varios aspectos. Incluso, me dejó 7 valiosas razones para continuar con contestando todos los correos:
1. Es parte de tu Marca Personal
Nuestra marca personal se conforma tanto de nuestra apariencia como de nuestros actos, así de simple. Podemos modificar ambos aspectos para bien o para mal; tener una imagen pulcra, moderna, conservadora o creativa, por ejemplo, y por otro lado obrar en consecuencia a la imagen que deseamos tener. Si es profesional, entonces nuestras acciones tendrán que ir conforme a ella.
2. Influye en la Imagen de tu Compañía
No debemos perder de vista que nuestro actuar también interviene en la imagen de la compañía que representamos. Es por ello que las compañías líderes invierten mucho tiempo y dinero en contratar a los perfiles adecuados y capacitarlos. Alguien realmente comprometido con su empresa, siempre se esforzará por ser profesional hasta en el más mínimo detalle.
3. Te enseña a decir “NO”
Algo poco frecuente en nuestra cultura. Todos hemos sido víctimas de mensajes sin contestar o respuestas con rodeos para no “herir nuestra susceptibilidad”. Lo paradójico del asunto es que todos nosotros preferimos una respuesta honesta aunque sea de rechazo. En los últimos años, ha sido muy satisfactorio ver cómo gente cuya propuesta he rechazado por correo electrónico, me agradece una respuesta pronta, directa y sincera. Cortar de tajo una propuesta que de antemano sabes que no tendrá potencial, no sólo se traduce en ser más honesto con tu contraparte, sino además te ahorrará tiempo y te ayudará a enfocarte en lo que realmente puede ser importante.
4. Te hace Profesional (y eficiente)
La imagen que proyecta una persona que responde en tiempo y forma todos sus correos es la de la eficiencia. Alguien que no lo es, simplemente no podría hacerlo. Así, cuando no recibimos una respuesta a nuestro mensaje, ya sea de correo electrónico, WhatsApp o a una llamada, la percepción que tenemos del receptor no sólo es la de alguien a quien no le interesa, sino que además no tiene educación o no es profesional.
5. Te trae más Oportunidades de Negocio
La razón es muy simple: mucha gente no sabe cómo expresar una idea o una propuesta en un solo mensaje, así que muchas veces conviene contestar para averiguar más (rascarle). Otro ejemplo: aunque inicialmente la propuesta no sea atractiva, siempre será conveniente iniciar una relación que más tarde pueda ser productiva. En el pasado, me han surgido alianzas muy buenas con personas que en un principio parecían ofrecerme algo no atractivo, pero que después, al recibir retroalimentación, me propusieron una alianza muy conveniente.
6. Mostrarás Clase y Educación
Este punto se explica solo. Quien tiene educación, conoce bien los motivos para responder a cualquiera, es simplemente cuestión de buenos modales y clase. No es que se hayan perdido los modales, sino que ahora, con la diversidad de medios de comunicación que existen, son más fáciles de detectar, incluso aun cuando no lleguemos a conocer al receptor de nuestros mensajes. Sabemos que también existen principios de cortesía en el mundo digital.
7. Pronto, tú estarás del otro lado (la Paradoja 180°)
El mundo da muchas vueltas, muchísimas diría yo. Así que una ley de vida es ser cortés con todo el mundo o atenerse al karma. No es cuestión de espiritualidad ni magia, nuestra vida profesional va cambiando y lo más probable es que algún día estemos en el lugar que hoy toman nuestros proveedores o posibles aliados. Así que responder también implica tener visión.
