Estar a cargo de la organización de un evento no es tarea fácil, mucho menos si consideramos que también es preciso trabajar con una estrategia de convocatoria que resulte fructífera.
Lo primero es conocer la naturaleza del evento para poder definir el perfil de los asistentes. Lo que viene después, es una labor de difusión del mensaje para la que puedes recurrir a una cordial invitación que atrape la atención del invitado y asegure su asistencia.
Si te preguntas cómo es que todo este proceso es posible, te compartimos los pasos que debes llevar a cabo para que tu estrategia de convocatoria sea una garantía, logrando que el evento por completo sea un éxito rotundo.
Diseña tu estrategia de convocatoria siguiendo estos pasos
1. Relaciones públicas
La planificación de un evento con todo y su convocatoria, no es trabajo para una sola persona. Por lo que será preciso que estimes si la marca cuenta con el personal in house para realizar las actividades o tendrás que recurrir a la contratación de los servicios de una agencia especializada.
2. Base de datos
El diseño de una base de datos es imprescindible para dar orden a cada procedimiento. Además de que este recurso será una fuente de consulta ante cada decisión tomada.
3. Expectativa
Recuerda que este evento tiene un fin, por lo que deberás comunicar el objetivo mediante un mensaje claro y enganchador que convenza al invitado de asistir aunque posiblemente no conozca tu marca.
4. Invitación
Aunque el evento tenga difusión en los sitios oficiales de la marca, será preciso diseñar invitaciones personalizadas para cada uno de los invitados.
La recomendación es enviar las invitaciones con un periodo previo al evento, con el fin de que los procesos no se retrasen y tengan el flujo planeado. Tres semanas de anticipación suelen ser suficientes para no tener contratiempos.
5. Seguimiento
Existe una posibilidad mayor de que tu invitación sea ignorada la primera vez que se envía, por lo que tendrás que asegurarte de que fue recibida, vista y considerada. Realizar llamadas o enviar segundas invitaciones, son técnicas infalibles.
