El perfil de los participantes en la creación de un evento es muy importante. A través de cada miembro del equipo la marca podrá obtener ciertos beneficios, por ejemplo, se disminuirán contratiempos en la ejecución, ya sea durante la recepción del público o en el inicio de la conferencia, rueda de prensa, etc.
Por otra parte, uno de los errores más notables que realizan las agencias BTL es colocar en puestos clave a personas con poca experiencia en el campo. Esto puede ocasionar que durante la planificación o ejecución surjan errores como los siguientes:
- Prospectar a clientes equivocados.
- Propuestas poco atractivas para los clientes con posibilidad de patrocinar el evento.
- Una difusa cotización de los materiales a utilizar.
- No conseguir a tiempo el venue más acorde al perfil del evento a realizar.
- No obtener la información necesaria para considerar al venue un sitio ideal para la realización del evento. El tamaño y medida el venue puede afectar la producción.
- Entre otros.
Por esa razón, antes de realizar algún evento es mejor capacitar a quien va a estar cargo de la coordinación del evento. Algunas de las funciones clave de este puesto son las siguientes:
Tratos con proveedores
Es importante que el coordinador de un evento se encuentre capacitado para realizar tratos con proveedores. De tal manera que debe tener conocimientos en negociación; contabilidad, para revisar presupuestos y cotizaciones; y la habilidad de análisis para detectar datos clave y presentar resultados.
Realización de scouting
Otra de sus funciones es la realización de scouting. Se trata de ofrecer las mejores facilidades tanto a proveedores como a los invitados para que puedan disfrutar de un buen momento durante el evento.
Labor de ventas
Es indispensable que la habilidad para las ventas sea una competencia fuerte en el coordinador de eventos, dado que en caso de que se requiera un nuevo cliente para cumplir con el objetivo de ventas para la realización del evento, el coordinador tendrá que apoyar estos esfuerzos.
