En las agencias, sobre todo en las BTL es común la existencia de reuniones, debido a que sea obligatoria por que está prevista en el marco legal que regula la empresa y en otros responde a la propia cultura empresarial de la agencia.
Pero, si hasta el momento no has estado en una, principalmente, en esos momentos un grupo de personas de perfil profesional mantienen un encuentro para tratar uno o varios temas, con el fin de examinarlos, debatirlos, llegar a conclusiones y tomar decisiones.
Y como puede haber todo tipo de encuentros por motivos variados: de ventas, de información, de formación, juntas de accionistas, etc., aunque todas ellas tienen un factor común: su organización.
Por esa razón, en esta ocasión te damos algunos tips para tener una junta eficaz:
- Asegurarse de que su reunión es indispensable.
- Tener claro el objetivo a la hora de convocar la reunión.
- Dar a conocer el orden del día y la duración de la reunión a los participantes.
- Asegurase de la correcta elección de los participantes.
- Hacer una correcta elección de fecha y lugar de celebración apropiados.
- Llevar preparada la reunión e incitar a los demás a hacer lo mismo.
- Ser puntual tanto para comenzar como para terminar.
- Al comienzo de la reunión, recordar los objetivos, el orden del día y el horario previsto.
- No permitir interrupciones. Por ejemplo: atender llamadas del exterior.
- El moderador debe mostrar liderazgo.
- Conseguir la coordinación del grupo.
- Llegar a acuerdos y conclusiones al final de la reunión.
- Hacer un resumen de todo lo acordado.
- Realizar un seguimiento posterior a la reunión sobre las decisiones acordadas.
- Hacer la evaluación final de la reunión con el fin de mejorar los puntos débiles.
- Por último, hay que recordar que una reunión es eficaz cuando la inversión que hacemos en ella es productiva, tanto en términos materiales como humanos.
