Hasta el momento no conozco a nadie que sea feliz dedicando su tiempo productivo a juntas de trabajo mal planeadas, largas horas invertidas en discusiones que no conducen a nada y a sesiones de trabajo que deben posponerse por varias horas ya que la audiencia no atiende a las reuniones de manera puntual.
En lo personal para poder ser más productivo con mi tiempo y el de mi equipo de trabajo, no me gusta atender reuniones que no tenga programado en la agenda por lo menos un día antes, y en caso de que así sea, la regla es no convocar a varias personas a junta cuando para un tema la decisión puede ser tomada por dos o tres personas.
Por lo anterior es que quiero compartir contigo 10 sencillas recomendaciones que puedes poner en marcha y asegurar que tu tiempo sea productivo.
- 5 MINUTOS – recientemente el Wall Street Journal escribió un artículo acerca de los Gerentes que conducen juntas de trabajo de 5 minutos. En dichas reuniones los integrantes cuentan con 15 a 30 segundos por persona para exponer el estatus de sus proyectos, sin desgastarse en exponer excusas o señalar culpables (el resto de los detalles que se deban atender se verán en corto y en otra reunión en la que solo asistan los interesados). Durante este tiempo se busca ser altamente productivos por lo que no hay espacio para presentaciones, charlas en corto, o espacios para platicar sobre experiencias de años anteriores. Esta práctica no es nueva, de hecho, ya hay empresas que desde hace algunos años han mejorado la productividad de sus reuniones hasta en un 100%
- DIAS SIN JUNTAS – ¿Qué te parece tener a la semana un día sin juntas? Está es una idea que para algunas empresas está funcionando de maravilla, las organizaciones definen un día a la semana en donde celebrar juntas no está permitido, de tal manera que le permite a la gente poderse enfocar en sacar todos los temas prioritarios con un enfoque máximo
- ENFOCATE EN TERMINAR LAS JUNTAS ANTES DE LO PREVISTO – Identifica el tema prioritario que se debe atender durante la reunión y restringe el tiempo de las aportaciones de los participantes para que se enfoquen, de esta manera las personas a las que les gusta hablar y hablar solo lo podrán hacer de forma puntual y durante lapsos de tiempo resumidos. Recuerda que todo el mundo adora a los jefes que terminan las reuniones antes de la hora programada y así les regresa tiempo productivo a sus agendas
- AGENDA LAS REUNIONES EN HORARIOS POCO COMUNES – la mayoría de las reuniones se llevan a cabo en punto, es decir, :00 o bien :30 de cada hora. Aunque parezca extraño agendar reuniones que comiencen (ejemplo) a las 9:07 o a las 16:22 capta la curiosidad de la atención de los participantes y facilita el que la gente no llegue tarde a las reuniones, otra opción es agendar las reuniones a las :15 es decir en cada cuarto de hora logrando el mismo efecto que el caso anterior.
- 3 rebotes – esta regla es una de mis favoritas y se refiere a que en cualquier tema en el que dos o mas ejecutivos se enfrasquen en una discusión en donde haya 3 vueltas rebotando el mismo tema se considera tema para otra reunión en la que solo atenderán las personas implicadas. Esta regla aporta mucho al logro de la regla de los 5 minuto.
- Estima el costo de la reunión – el objetivo de cualquier reunión es que el equipo este en línea con las prioridades de otras personas o bien celebrar acuerdos para resolver uno o varios problemas, sin embargo, cada reunión tiene un precio ligado a un centro de costos (departamento) imagina por un instante cuanto cuesta a la empresa cada hora en pesos y centavos del tiempo que le dedica a las reuniones, seguramente el tener esto en mente ayudará a maximizar el tiempo de todos los participantes.
- Enfócate en el resultado – Los asuntos relativos al día a día no deben ser considerados como un motivo para celebrar una reunión, compartir el estatus y avance de los proyectos que impacten en el resultado de otras áreas o personas si son relevantes para ser considerados dentro de una reunión de trabajo.
- Evita las juntas no agendadas – es común que nuestro día de trabajo se vea interrumpido por reuniones que no estaban considerados en nuestro plan de trabajo del día. Atender reuniones fuera de agenda nos impacta en la entrega y cumplimiento de compromisos previamente adquiridos lo cual seguramente no hablará bien de nosotros y de nuestro desempeño.
- Identifica quienes deben atender la reunión – No todas las posiciones del organigrama aportan de la misma manera, es decir, hay posiciones como las directivas y algunas gerencias cuya razón de ser es la de celebrar muchas reuniones durante el día para celebrar acuerdos y definir el rumbo de la empresa, mientras que hay otras posiciones cuyo objetivo es la ejecución de actividades. Llevar a cabo reuniones en donde estas dos posiciones se reúnan continuamente puede resultar en una improductividad total para la organización y sus miembros.
- No todas las reuniones deben ser de 5 minutos – Implementar reuniones de 5 minutos ayudan a maximizar el tiempo efectivo de una reunión, sin embargo, no favorecen a la integración del equipo, es por ello que deberás decidir que tipo de reuniones son las que tendrán una mayor duración y que favorecerán la interacción entre los participantes, de esta manera las personas que viajan de lejos para atender la reunión o aquellos que participan a través de “llamadas telefónicas o video llamadas” tendrán oportunidad de saludar y conocer un poco más de sus compañeros de trabajo favoreciendo el ambiente dentro de la organización
El implementar estos 10 puntos para mejorar la productividad de las reuniones no es algo que suceda de la noche a la mañana y se requiere de tiempo y mucha práctica para que sea puedan implementar de forma exitosa. Te sugiero elijas por donde quieres comenzar y lleva a cabo ajustes que poco a poco conduzcan a tu empresa y a tu equipo a maximizar su tiempo.
Rodrigo Ochoa, socio en Business Tools, puedes contactarme en rodrigo@thebtoolsgroup.com
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