La organización de eventos requiere de un enorme trabajo de logística y comunicación, de lo contrario toda la inversión y las semanas de preparación pueden irse a la basura. Si algo falla en el momento menos indicado todo un evento puede echarse a perder.
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Es muy complicado que una conferencia de prensa, una convención o un congreso sean perfectos, sin embargo hay algunos aspectos que no se deben pasar por alto para evitar la mayor cantidad de errores.
A continuación te dejamos 10 factores que debes evitar para mejorar la calidad de tus eventos:
Impuntualidad. Es uno de los errores más comunes, los organizadores tardan en comenzar el evento por múltiples factores: no llegan los expositores, los voceros de la marca no están listos, no hay suficientes medios de comunicación, etcétera. Esta pérdida de tiempo incomoda mucho a los asistentes y demerita el evento.
Falta de señalización. En eventos muy grandes la gente puede tener dificultades para encontrar las salas de conferencias, el stand de informes, el guardarropa, el área de exhibición y hasta los sanitarios. Estos problemas se agravan cuando faltan letreros que indiquen dónde se encuentra cada lugar.
Falta de servicios. Además de los servicios básicos, un evento de calidad debe ofrecer alimentos, conexión a Internet, estacionamiento, áreas para descansar. Todo esto genera valor agregado.
Desconocimiento de información. Cuando un asistente se acerca a una persona del staff espera recibir la mejor atención y la información necesaria, pero muchas veces ocurre que los mismo organizadores no están informados. Es importante capacitar al equipo que formará parte del staff para que puedan resolver las dudas de los asistentes.
Falta de comunicación interna. Cuando surge un problema cada miembro del staff debe saber cuál es su función, pero en ocasiones el equipo de “organización” está desorganizado y empeora la situación. Es necesario delegar roles para estructurar mejor un plan de emergencia o generar una solución.
Mala atención al cliente. Que los organizadores no reciban a la gente, que el trato sea deficiente, que exista desinformación, que no se cumpla con los servicios promocionados.
Mala atención a la prensa. Los medios de comunicación le dan difusión al evento y lo promocionan, así que es necesario adecuar un espacio especial para ellos, atender sus necesidades técnicas y proporcionarles información valiosa.
Fallas técnicas. Todos sabemos que no se puede confiar en la tecnología, siempre existen fallas de audio, video o conexión, es por ello que es muy importante realizar pruebas previas al evento y contratar a un equipo especializado.
No actualizar medios digitales. Actualmente es muy importante establecer contacto con los clientes a través de un sitio web y las redes sociales. Un error es no actualizar las diferentes plataformas con información que responda a las preguntas más frecuentes de los asistentes: ubicación, horario, agenda del evento, costos, formas de pago, etcétera.
Acceso. Es necesario pensar en cómo llegarán los asistentes al evento. No es recomendable elegir un sitio donde cueste mucho trabajo llegar debido a las condiciones del camino o la falta de transporte. Hay que considerar qué perfil tienen los asistentes (de dónde vienen, cuál es su medio de transporte) para no complicarles la llegada.
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